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Primary Care Survey - MOHLTC - ON


 
Disclaimer

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  Reference Number 245207
  Solicitation Number RFP 2012-006
  Organization Name Government of Ontario
  Source ID PV.MN.ON.17866.C81387
  Associated Components Yes

Dates

  Published 2012-05-18
  Revised 2012-06-12
  Closing 2012-06-29 12:00 PM Eastern Daylight Saving Time EDT

Details

  Category Special Studies and Analysis - (Not R&D)
  GSINS N99: Miscellaneous
R113A: DATA COLLECTION SERVICES
T019A: SURVEYING SERVICES
  Region of Delivery Canada
  Region of Opportunity Canada
  Agreement Type Open Bidding (OB)
  Tender Type Request for Proposal (RFP)
  Estimated Value
  Solicitation Method Open

Notice Description

  Primary Care Survey - MOHLTC - ON

PRIMARY Care Survey (PCS) - MOHLTC - ON

This Request for Proposals ("RFP") is an invitation to prospective Proponents to submit Proposals for the development and implementation of a survey on Ontario’s primary care system (“Primary Care Survey”).
The Successful Proponent will implement the Primary Care Survey (“PCS”) in two phases. In Phase One, the Successful Proponent will conduct a brief survey using questions provided by the Ministry of Health and Long-Term Care (“Ministry”). During Phase One, the Successful Proponent will also work with the Ministry to develop the additional content for the PCS which will be implemented in the second phase (“Phase Two”).
This RFP is issued by Her Majesty the Queen in right of Ontario as represented by the Minister of Health and Long-Term Care (the “Minister").
To meet these objectives, at a high level, the Deliverables that the Proponent must provide include:
1.    Conducting Phase One of the PCS on behalf of the Ministry using survey questions provided by the Ministry;
2.    During Phase One, developing additional PCS content in collaboration with the Ministry while maintaining a mean survey length of sixteen (16) minutes;
3.    Conducting Phase Two of the PCS on behalf of the Ministry;
4.    Conducting both phases in accordance with the following requirements:
a.    Conducting the survey by telephone, in English or French, depending on the preference of the respondent;
b.    Distributing letters, via the postal system, to alert potential respondents to the upcoming telephone call when the survey data will be collected;
c.    Sampling the same number of respondents across LHINs to allow for analyses at the LHIN level; and
d.    Conducting the survey courteously, and in a respectful and professional manner.
5.    Developing appropriate survey weights that meet the Ministry’s requirements;
6.    Revising survey content as required;
7.    Performing data quality checks and corrections on the collected data that meet the Ministry’s requirements;
8.    Preparing and submitting Quarterly Data Files to the Ministry within six (6) weeks of the end of the Data Collection Periods;
9.    Preparing and submitting a Quarterly Technical Report to the Ministry within six (6) weeks of the end of the Data Collection Periods;
10.    Providing statistical and survey methodology expertise, advice, and guidance as required by the Ministry;
11.    For the duration of the project, preparing and submitting monthly status reports to the Ministry; and
12.    At the end of the contract, preparing and submitting a project close-out report that meets Ministry requirements.

The term of the Agreement is to be for a period of twenty-four (24) months commencing on the effective date of the Agreement with an option in favour of the Ministry to extend the Agreement on the same terms and conditions for an additional six (6) months. It is anticipated that the Agreement will be executed on or around September 2012.

Mandatory requirement:
Proponents will be notified via MERX when the CD-ROM is available. In order to obtain a copy of the CD-ROM, a Proponent must complete and sign the Non-Disclosure and Confidentiality Agreement Form (Appendix G) in the RFP.

To make a request for the CD-ROM, Proponents are required to contact the Tender Office before June 20, 2012 by e-mail, and to submit the completed and signed Non-Disclosure and Confidentiality Agreement Form. Proponents must provide a delivery address and relevant contact information if ordering via e-mail. The CD-ROM may be picked up in person from:

Ministry of Health and Long-Term Care
Supply Chain and Facilities Branch
Tender Office
99 Adesso Drive
Concord ON L4K 3C7
SFS_OTC.moh@ontario.ca

To assist Proponents in understanding the RFP and the RFP process, the Ministry shall provide a brief presentation about the RFP at a Voluntary Vendor Meeting to be held on June 5, 2012 at 10:30 at 1075 Bay Street, 13th Floor, Toronto, Ontario.

Interested Proponents may also participate via teleconference at 416-212-8013 or 1-866-633-1033, passcode 3810086.

Participants are asked to pre-register via email with the Ministry Contact identified below.

Proponents who wish to obtain further information and clarification about the RFP and the RFP Process may also submit their questions in writing to the Ministry Contact.
Hadi Fazli-Sarijloo, Senior Procurement Advisor
Supply Chain and Facilities Branch
Corporate Services Division
Ministry of Health and Long-Term Care
Facsimile No.: (416) 327-0576
Email: Hadi.Fazli-Sarijloo@ontario.ca

The Ministry shall accept questions about this RFP until 4:00:00 p.m. Toronto Time on Friday, June 8, 2012.

The Ministry shall communicate to all Respondents, answers to questions submitted by all Respondents, through the MERX electronic tendering system.

To be eligible for consideration, Proposals must be received by 12:00:00 noon Toronto Time, on Friday, June 29, 2012 (the “Closing Time”), at the following address:

Ministry of Health and Long-Term Care
Supply Chain and Facilities Branch
Tender Office
99 Adesso Drive
Concord ON L4K 3C7

The Ministry shall reject and return unopened any proposal that is not received by the Closing Time.

This RFP is available only through MERX, the electronic tendering system used by the Province of Ontario. For further information about MERX, call 1-800-964-MERX or visit the MERX website at www.merx.com.

A proponent who has not obtained this RFP through MERX may have its proposal disqualified unless a third party has requested this RFP from MERX on that proponent's behalf and that proponent has identified the third party on the Proposal Return Label for its proposal. Failure to identify the third party in this manner may result in disqualification of a proposal.

Proponents who intend to respond to this RFP are requested not to cancel the receipt of addenda or amendments option provided by MERX™, since they must obtain through MERX™ all of the information documents that are issued through MERX™.

In the event that a proponent chooses to cancel the receipt of addenda or amendments, its proposal may be rejected.


Sondage sur les soins primaires (SSP) - MSSLD - ON

La présente demande de propositions (« DP ») est une invitation aux proposants éventuels à soumettre des propositions relatives à l’élaboration et à la mise en œuvre d’un sondage sur le système de soins primaires de l’Ontario (« sondage sur les soins primaires »).
Le proposant qui sera sélectionné sera chargé de mettre en œuvre le sondage sur les soins primaires (« SSP ») en deux étapes. En guise de première étape, le proposant qui sera sélectionné réalisera un bref sondage à l’aide de questions fournies par le ministère de la Santé et des Soins de longue durée (« ministère »). Au cours de la première étape, le proposant qui sera sélectionné collaborera également avec le ministère à l’élaboration d’un questionnaire plus étoffé du SSP, qui sera mis en œuvre lors de la deuxième étape (« deuxième étape »).
La présente DP est lancée pas Sa Majesté la Reine du chef de l'Ontario, représentée par la ministre de la Santé et des Soins de longue durée (« la ministre »).
Afin d’atteindre ces objectifs, à un niveau élevé, le proposant doit obtenir les résultats visés suivants :
1.    Réaliser la première étape du SSP, au nom du ministère, à l’aide des questions fournies par le ministère.
2.    Au cours de la première étape, élaborer un questionnaire plus étoffé du SSP, en collaboration avec le ministère, tout en maintenant la durée moyenne du questionnaire à seize (16) minutes.
3.    Réaliser la deuxième étape du SSP au nom du ministère.
4.    Réaliser les deux étapes conformément aux exigences suivantes :
a.    réaliser le sondage par téléphone, en français et en anglais, selon la préférence du répondant;
b.    envoyer des lettres, par la poste, afin d’informer les répondants éventuels qu’ils pourraient recevoir un appel téléphonique lorsque les données du sondage seront recueillies;
c.    interroger le même nombre de répondants dans les différents RLISS afin de permettre des analyses à l’échelon du RLISS;
d.    mener le sondage téléphonique de façon courtoise, respectueuse et professionnelle.
5.    Déterminer des mécanismes de pondérations, conformément aux exigences du ministère.
6.    Réviser le contenu du questionnaire, au besoin.
7.    Effectuer des vérifications de la qualité des données et des corrections des données recueillies, conformément aux exigences du ministère.
8.    Préparer et soumettre au ministère des données trimestrielles dans les six (6) semaines qui suivent la fin des périodes de collecte de données.
9.    Préparer et soumettre au ministère un rapport technique trimestriel dans les six (6) semaines qui suivent la fin des périodes de collecte de données.
10.    Fournir au ministère, au besoin, une expertise méthodologique, des conseils et des orientations.
11.    Préparer et soumettre au ministère des rapports d’étape mensuels, pendant la durée du projet.
12.    Préparer et soumettre au ministère, à la fin du projet, un rapport de fin du projet, conformément aux exigences du ministère.


L’entente sera d’une durée de vingt-quatre (24) mois, à compter de la date d’entrée en vigueur de l’entente, avec la possibilité pour le ministère de prolonger l’entente, aux mêmes modalités et conditions, pour une période supplémentaire de six (6) mois. Il est prévu que l’entente sera signée vers le mois de septembre 2012.
Exigence obligatoire
Les proposants seront informés par l’entremise de MERX lorsque le CD-ROM sera disponible. Pour obtenir un exemplaire du CD-ROM, un proposant doit remplir et signer l’entente de non-divulgation et de confidentialité (annexe G) de la DP.
Pour demander un exemplaire du CD-ROM, les proposant doivent communiquer par courriel avec le Bureau des appels d’offres, d’ici le 20 juin 2012, et soumettre l’entente de non-divulgation et de confidentialité dûment signé. Lorsque la commande est faite par courriel, les proposants doivent fournir une adresse de livraison et les renseignements pertinents. Il est possible d’obtenir le CD-ROM en personne en se présentant à l’adresse suivante :
Ministère de la Santé et des Soins de longue durée
Direction de la chaîne d’approvisionnement et des installations
Bureau des appels d’offres
99 Adesso Drive
Concord ON L4K 3C7
SFS_OTC.moh@ontario.ca
Pour aider les proposants à comprendre la DP et le processus de DP, le ministère fera une brève présentation au sujet de la DP lors d’une réunion facultative des fournisseurs, qui aura lieu le 5 juin 2012, à 10 h 30, au 1075, rue Bay, 13e étage, Toronto (Ontario).
Les proposants intéressés peuvent également participer à cette réunion par téléconférence, au 416 212 8013 ou 1 866 633-1033, code 3810086.
Les participants sont invités à s’inscrire à l’avance par courriel auprès de la personne-ressource du ministère indiquée ci-dessous.
Les proposants qui souhaitent obtenir des renseignements supplémentaires et des précisions concernant la DP et le processus de DP peuvent aussi soumettre leurs questions, par écrit, à la personne-ressource du ministère.
Hadi Fazli-Sarijloo, conseiller principal en approvisionnement
Direction de la chaîne d’approvisionnement et des installations
Division des services ministériels
Ministère de la Santé et des Soins de longue durée
No de télécopieur : 416 327-0576
Courriel : Hadi.Fazli-Sarijloo@ontario.ca

Le ministère acceptera les questions au sujet de cette DP jusqu’à 16 h, heure de Toronto, le vendredi 8 juin 2012.

Le ministère communiquera à tous les répondants les réponses à toutes les questions soumises par les répondants, par l’entremise du système électronique d’appels d’offres MERX.
Pour être admissibles, les propositions doivent être reçues avant 12 h (midi) heure de Toronto, le vendredi 29 juin 2012 (« heure de clôture »), à l’adresse suivante :
Ministère de la Santé et des Soins de longue durée
Direction de la chaîne d’approvisionnement et des installations
Bureau des appels d’offres
99 Adesso Drive
Concord ON L4K 3C7
Le ministère refusera et retournera sans les ouvrir toutes les propositions qui ne seront pas reçues avant l’heure de clôture.
Cette DP n’est disponible que par l’entremise de MERX, le système électronique d’appels d’offres utilisé par la province de l’Ontario. Pour obtenir plus de renseignements au sujet de MERX, veuillez composer le 1 800 964-MERX ou consulter le site Web de MERX à www.merx.com.
Un proposant qui ne s’est pas procuré la DP par l’entremise de MERX pourrait voir sa proposition disqualifiée, à moins qu’une tierce partie ait demandé la DP auprès de MERX au nom du proposant concerné et que ce dernier ait identifié la tierce partie sur l’étiquette de retour de la proposition apposée sur sa proposition. Le fait de ne pas identifier la tierce partie de cette façon pourrait entraîner la disqualification d’une proposition.
Les proposants qui ont l’intention de répondre à cette DP sont invités à ne pas annuler la possibilité de recevoir des addendas ou des modifications offertes par MERX™, puisqu’ils doivent obtenir par l’entremise de MERX™ tous les documents d’information publiés par l’entremise de MERX™.
Si un proposant annule la possibilité de recevoir des addendas ou des modifications, sa proposition pourrait être rejetée.


 

Contact(s)

Client Agency

  Name Ministry of Health & Long-Term Care
  Company Name Ministry of Health & Long-Term Care
  Address 99 Adesso Drive
  City Concord
  State / Province ON
  Postal Code L4K 3C7
  Phone (416)327-8082
  Fax (416)327-7312
  Email
  Website URL

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