**la version française suit**
PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.
CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Proposals (“RFP) for Transcription Services for Media Content.
An Agreement resulting from this RFP may potentially be for two (2) years with three (3) irrevocable option(s) to extend for one (1) year period(s).
1. SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:
The key objectives in issuing this RFP are as follows:
CBC/Radio-Canada is seeking Proposals to establish a Goods/Services Agreement with the successful Proponent(s) in response to its Request for Proposals (RFP) for the supply and implementation of a Transcription Service for audio and video Content.
This requirement comprises a solution for the conversion (speech-to-text) and mark-up of audio assets, including audio tracks for video assets, and creation of a high-quality text format transcript of these assets.
Metadata created by the proposed service is to be integrated to CBC/Radio-Canada's various production and media archiving systems to provide time-based access to our archival media collections and help us to improve accessibility and automatically classify our content.
Solutions should support Canadian French and/or Canadian English languages.
Please note: This RFP is not for the procurement of a stand-alone system, nor is it for an asset management platform; all proposals must be capable of integrating with our internal systems and tools via REST API.
2. MANDATORY REQUIREMENTS FOR PARTICIPATION:
This RFP is opened only to Proponents who meet each of the following mandatory requirements as evidenced in its written request for RFP documents:
2.1. CBC/Radio-Canada will consider only Proposals from Proponents with established business in the field of speech-to-text systems on a commercial scale. Proponents must provide two (2) client references that procured similar services from the Proponent. Provide a description of the services provided and the contact information.
2.2 If shortlisted during the evaluation process, the Proponent shall be prepared to process up to 100 hours of content provided by CBC / Radio-Canada as part of the overall evaluation of the proposed services. The timeline for this process will be outlined in the RFP.
2.3 The Proponent’s solution must be able to provide transcription services in Canadian French and/or Canadian English language.
3. TO REQUEST THE RFP DOCUMENTATION
As CBC/Radio-Canada uses Merx (www.merx4.merx.com/cbc) to manage its solicitation process, all Proponents must obtain the RFP documents through Merx. Here is the link to the Merx Quick Get Started Steps
for new users (http://bit.ly/2NW0a93).
To obtain the RFP Documentation, Proponents must submit the Qualification Request form completed and signed by a duly authorized representative confirming that the Proponent meets all the Mandatory requirements described in Section 2 above.
The document(s) to be completed and signed must be sent to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP (see item 4 below for co-ordinates).
Following receipt of the required document(s) and CBC/Radio-Canada’s positive assessment of your company’s submissions, you will receive an e-mail from Merx that the RFP documents are ready for download, no earlier than May 25, 2021
Please note CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.
Please note: All and any notices from Merx will be sent to the person registered with Merx on the Proponent’s behalf.
4. COMMUNICATION WITH CBC/RADIO-CANADA
Any contact with CBC/Radio-Canada at this stage of the RFP must be undertaken by e-mail only, which will be addressed to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP, whose co-ordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFP must state the RFP reference number (RFP # MTIS20210503) in the “Subject” of the e-mail.
CBC/Radio-Canada Representative:
Janice Prymak
Senior Manager, Strategic Supply Management
CBC/Radio-Canada
E-mail: CBC303RFP@CBC.ca
Proponents may have queries, require further information or clarification, or discover certain omissions or ambiguities in the RFP documents. If so, or if there is any doubt about the meaning of any part of this RFP, questions must be submitted in writing by Merx as defined in PART I: INTRODUCTION, Table 1: critical dates of the RFP process.
5. RECEIPT OF PROPOSALS
Proposals must be received by CBC/Radio-Canada, via electronic submission to the Merx Website (www.merx.com) no later than June 16, 2021 at 8:00:00 pm, Eastern Time.
The Proponent has the sole responsibility for the timely receipt of a Proposal by CBC/Radio-Canada. The Proponent cannot transfer such responsibility to CBC/Radio-Canada. The MERX clock shall be used to determine the time of receipt of the Proposal, whether the time indicated on such clock is accurate or not.
Partial Proposals, amendments or revisions which are received after the date and time for the RFP Submission Closing Date will not be accepted.
Note:
This procurement is subject to Chapter Five (Government Procurement) of the Canadian Free Trade Agreement (CFTA).
CBC/Radio-Canada retains the right to negotiate with Proponents on any procurement.
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VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.
CBC/Radio-Canada invite les membres de l’industrie à répondre à sa demande de propositions (« DP ») relative à des services de transcription pour contenu média.
L’entente conclue à la suite de cette DP pourrait être d’une durée de deux (2) ans, avec trois (3) options irrévocables de prolongation d’un (1) an.
1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS
Les principaux objectifs de la présente DP sont les suivants :
CBC/Radio-Canada souhaite obtenir des propositions qui permettront d’établir avec le ou les soumissionnaires retenus un contrat de biens/services en réponse à la demande de propositions pour la fourniture et la mise en œuvre d’un service de transcription pour contenu audio et vidéo.
La demande porte sur une solution pour la conversion (parole texte) et la transcription d’actifs audio, notamment de pistes audio pour des actifs vidéo, et la création de transcription des actifs en question en format texte de grande qualité.
Les métadonnées créées dans le cadre de ce service devront être intégrées aux différents systèmes de production et d’archivage média de CBC/Radio-Canada de façon à offrir un accès chronologique à nos collections d’archives médias, et à nous aider à améliorer l’accessibilité et à classer nos contenus.
Les solutions doivent prendre en charge le français canadien et l’anglais canadien.
Remarque : La présente DP ne porte pas sur un système autonome ni sur une plateforme de gestion des actifs; les solutions proposées doivent pouvoir s’intégrer à nos systèmes et outils internes au moyen d’une interface REST API.
2. EXIGENCES OBLIGATOIRES POUR PARTICIPER
La présente DP est ouverte seulement aux soumissionnaires qui sont en mesure de satisfaire à chacune des exigences obligatoires énoncées ci-après et qui l’auront démontré dans leur demande écrite pour obtenir les documents de la DP :
2.1. CBC/Radio-Canada n’étudiera que les propositions provenant de fournisseurs reconnus dans le domaine des systèmes de transcription de parole en texte à l’échelle commerciale. Le soumissionnaire doit joindre les références de deux (2) clients auxquels il a déjà fourni des services semblables. Il doit fournir une description des services fournis et les coordonnées de la personne-ressource.
2.2 S’il est sélectionné pendant le processus d’évaluation, le soumissionnaire doit être prêt à transcrire jusqu’à 100 heures de contenu fourni par CBC/Radio-Canada dans le cadre de l’évaluation globale des services proposés. L’échéancier du processus sera précisé dans la DP.
2.3 La solution proposée doit être en mesure d’offrir les services de transcription en français canadien et en anglais canadien.
3. DEMANDE DES DOCUMENTS DE LA DP
Tous les soumissionnaires doivent se procurer les documents de la DP par Merx (www.merx4.merx.com/cbc), le système utilisé par CBC/Radio-Canada pour la gestion des appels d’offres. Voici le lien qui donne accès au Guide de démarrage rapide Merx pour les nouveaux utilisateurs : http://bit.ly/2NW0a93.
Afin d’obtenir les documents de la DP, le soumissionnaire doit fournir le formulaire de demande de qualification rempli et signé par un représentant dûment autorisé qui confirme qu’il respecte toutes les exigences décrites dans la section 2 ci-dessus.
Le ou les documents à remplir et à signer doivent être envoyés au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DP (se reporter à la section 4 ci-dessous pour ses coordonnées).
Après réception des documents demandés et une évaluation positive par CBC/Radio-Canada de votre proposition, vous recevrez un courriel de Merx indiquant que les documents de la DP sont prêts à être téléchargés, au plus tôt le 25 mai 2021.
Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.
Remarque : Tous les avis de Merx seront envoyés à la personne enregistrée auprès de Merx au nom du soumissionnaire.
4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA
À cette étape-ci du processus de la DP, toute communication avec CBC/Radio-Canada doit se faire par courriel seulement et être adressée au représentant de CBC/Radio-Canada responsable de la présente DP, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DP doivent comporter le numéro de référence de la DP (DP no MTIS20210503) dans la ligne de mention « Objet ».
Représentant de CBC/Radio-Canada :
Janice Prymak
Première cheffe, Gestion stratégique de l’approvisionnement
CBC/Radio-Canada
Courriel : CBC303RFP@CBC.ca
Les soumissionnaires peuvent avoir des questions ou avoir besoin de clarifications ou d’autres renseignements, ou découvrir certaines omissions ou ambiguïtés dans cette DP. Dans un tel cas ou en cas de doute sur le sens de toute partie de la présente DP, les soumissionnaires doivent soumettre leurs questions par l’intermédiaire de Merx au plus tard à la date spécifiée à la PARTIE I : INTRODUCTION, Tableau 1 : Dates critiques du processus de DP du document principal.
5. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
Les soumissionnaires doivent soumettre la version électronique de leur proposition sur le site Internet MERX (www.merx.com) au plus tard le 16 juin 2021 à 20 h, heure de l’Est.
Le soumissionnaire est le seul responsable de la réception en temps voulu de sa proposition par CBC/Radio-Canada. Le soumissionnaire ne peut transférer cette responsabilité à CBC/Radio-Canada. L’horloge MERX sera utilisée pour indiquer l’heure de réception de la proposition, que l’heure indiquée sur cette horloge soit exacte ou non.
Les propositions partielles, ainsi que les modifications ou révisions s’y rapportant, qui parviennent à CBC/Radio-Canada après la date et l’heure de clôture de la DP ne seront pas acceptées.
Nota :
Ce contrat d’approvisionnement est assujetti au chapitre cinq (contrats d’approvisionnement du gouvernement) de l’Accord de libre-échange canadien.
CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec des fournisseurs pour tout contrat d’approvisionnement.
