ECTD-ITQ-20-0321 - Services de conseiller régional en relations médias (ECTD-ITQ-20-0321)

L’information contenue dans cet avis décrit brièvement les besoins de l’organisme et n’est fournie qu’à titre indicatif. Les soumissionnaires doivent consulter l’ ISQ pour obtenir la description complète des besoins et toutes les instructions connexes.

Contexte

Le directeur général des élections du Canada (DGE) est un agent du Parlement. Il dirige et surveille de façon générale la conduite des élections et des référendums fédéraux. Le DGE dirige le Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada.

Pendant et entre les scrutins, EC fournit des services de relations médias et de relations publiques comprenant les tâches suivantes :

a) répondre aux questions des médias en français ou en anglais, par téléphone ou par courriel;

b) accorder des entrevues aux médias imprimés, électroniques et en ligne;

c) élaborer des stratégies proactives de relations médias qui servent ses objectifs de communication;

d) rédiger des info capsules, des documents d’information, des foires aux questions, des messages destinés aux médias sociaux, du contenu Web et d’autres documents;

e) préparer et diffuser des communiqués, des avis aux médias et d’autres produits médiatiques;

f) organiser des conférences de presse, des séances d’information technique et des huis clos;

g) rechercher des renseignements généraux sur des sujets d’intérêt et les communiquer à ses membres;

h) fournir de la formation sur les médias ainsi que du soutien en relations publiques et relations médias aux employés, aux Agents de liaison local et aux Directeurs de scrutin;

i) respecter et réaliser ses objectifs et livrables permanents liés aux communications stratégiques.

Besoin

EC a besoin de services de conseiller régional en relations médias sur demande pour fournir des services de relations médias pendant un scrutin. Un scrutin est défini comme une élection générale, une élection partielle ou un référendum organisé par le gouvernement fédéral. La Loi électorale du Canada stipule qu'un événement électoral doit durer au moins 36 jours (plus le jour du scrutin) et un maximum de 50 jours (plus le jour du scrutin).

Aux fins de cette exigence, un événement électoral sera considéré comme ayant commencé lorsqu’une bref est enjoignant au directeur du scrutin de chaque circonscription de tenir une élection pour élire un député

L’objectif est de fournir en temps utile aux médias, et par extension à la population canadienne, des renseignements exacts au sujet des scrutins fédéraux ainsi que du rôle et du travail d’EC.

Sécurité

La présente ISQ contient une version préliminaire de la LVERS en annexe. Fournies à titre informatif seulement, les exigences peuvent faire l’objet de modifications, et Élections Canada se réserve le droit de modifier les exigences relatives à la sécurité. Cependant, nous recommandons aux répondants ne détenant pas les cotes de sécurité décrites dans la version préliminaire de la LVERS d’entamer le processus pour obtenir ces cotes, afin de s’assurer de répondre aux exigences.

Période du contrat

Élections Canada envisage actuellement une durée de contrat de 2 an(s) plus 2 périodes(s) optionnelle(s) d’un an(s) chacune.

Présentation des soumissions

Pour cette ISQ, les répondants peuvent utiliser le service Connexion postel de la Société canadienne des postes pour envoyer électroniquement leur réponse. Pour en savoir plus, se reporter à la partie 2, Instructions à l’intention des soumissionnaires, et à la partie 3, Instructions pour la préparation des soumissions, du ISQ.

Les réponses doivent être adressées à l’autorité contractante et envoyées, sous pli scellé, à l’Unité de réception des propositions, au plus tard à la date et à l’heure de clôture indiquées sur la page couverture du ISQ.

Si vous voulez envoyer votre réponse par service de messagerie ou venir la déposer en personne, notez que les heures d’ouverture de l’Unité de réception des propositions du Centre d’affaires sont du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h et de 12 30 h à 16 h (heure de Gatineau, Québec).

Les réponses envoyées par courrier électronique ou par télécopieur ne seront pas acceptées.

Les documents peuvent être présentés dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada.

Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements et autres communications destinées aux représentants d’Élections Canada doivent être adressées UNIQUEMENT à l’autorité contractante, qui sera la principale personne-ressource du soumissionnaire. Les soumissionnaires qui communiquent avec toute autre personne pourraient être disqualifiés.

Les demandes de renseignements doivent être faites par écrit et envoyées à

proposition@elections.ca

au plus tard à la date d’échéance indiquée dans la ISQ. Les soumissionnaires qui présentent une demande de renseignements après cette date pourraient ne pas recevoir de réponse.

Les parties intéressées qui souhaitent obtenir les documents relatifs à cette ISQ doivent les télécharger à la page suivante :

https://achatsetventes.gc.ca/donnees-sur-l-approvisionnement/appels-d-offres . Les documents téléchargés sur cette page ont préséance sur toute autre copie disponible.

Vous trouverez d’autres renseignements sur Élections Canada à  elections.ca .

Comptes rendus

Une fois le soumissionnaire retenu annoncé, les autres soumissionnaires pourront demander un compte rendu des résultats du processus d’appel d’offres relatif à la ISQ. Le cas échéant, ils doivent en faire la demande auprès de l’autorité contractante, conformément aux modalités du ISQ. Le compte rendu pourra alors être fourni par écrit, par téléphone ou en personne.