Service d’entretien et réparation des véhicules automobiles, fourgonnettes et camionnettes (IML)ContexteLe ministère des Pêches et des Océans de la région du Québec possède une flotte de véhicules pour ses opérations à l’Institut Maurice-Lamontagne, qui comprend environ 50 véhicules (automobiles, fourgonnettes et camionnettes). Les offrants ne sont pas tenus d’offrir la totalité des services mentionnés ci-bas et peuvent soumissionner pour uniquement certains d’entre eux, selon leurs capacités. Par contre, le choix des offrants sera basé, entre autre, sur le nombre de services offerts.ObjectifLes services sont requis sur demande seulement, au fur et à mesure des besoins. Les services requis sont, entre autres :Entretien des véhicules selon les programmes établis par les manufacturiers et selon utilisation (changements d’huile, inspections, etc.);Réparations des véhicules suite à des bris mécaniques;Réparations de carrosserie;Pose et équilibrage des pneus;Entreposage de pneus;Réparations de pare-brise;Transport des véhicules (Entre l’établissements du MPO et ceux de l’offrant) - Obligatoire.Cette liste n’est pas exhaustive et d’autres services mineurs pourraient s’y rajouter, si requis par le ministère.Exigences de l’offrantL’offrant doit fournir tout matériel, pièces, équipements et main-d’œuvre, dans le but de répondre au fur et à mesure que les besoins se présentent à l’entretien usuel, aux réparations mécaniques, à des travaux de carrosserie, à la pose et balancement de pneus du Ministère.L’offrant doit accepter la carte de crédit ARI-Holman .Les services sont F.A.B. Destination, c’est-à-dire que l’offrant doit venir chercher les véhicules et les rapporter une fois le service effectué à l’endroit indiqué ici-bas,Pêches et Océans Canada Institut Maurice-Lamontagne850 rte de la MerMont-Joli, QcG5H 3Z4L’offrant doit être dans un rayon maximum de 50km du 850 rte de la Mer, Mont-Joli, Qc.L’offrant doit obtenir et retourner les clés auprès du représentant du Ministère ou au poste de l’agent de sécurité, commissionnaire au besoin.Le fournisseur choisi doit détenir toutes les assurances nécessaires pour se protéger et protéger le Ministère lors du transport des véhicules à son lieu de travail et au retour à notre Ministère ainsi que pour tout le temps durant lequel l’entrepreneur aura en sa possession lesdits véhicules.Une preuve d’assurance sera requise pour les protections aux aspects suivants :responsabilité civile;collision;vandalisme;vol;pare-brise;feu.Commandes :Selon les inspections prévues et/ou selon les demandes du Chargé de projet, un délai de 24 heures pour un rendez-vous de vérification lors des demandes doit être respecté et les réparations faites le plus rapidement possible selon la disponibilité et la gravité des réparations nécessaires.Les commandes seront transmises par écrit et/ou par téléphone au fur et à mesure des besoins le jour convenu avec le représentant de l’entrepreneur.Lors des commandes, les informations suivantes seront fournies à l’offrant :- le nombre de véhicules, leur numéro d’unité;- l’entretien et/ou la réparation requise;- l’heure et la date du service requis (remise du véhicule); et- le nom et le numéro de téléphone du demandeur.Description des travaux (l’offrant peut postuler sur un, plusieurs, ou tous ces services)FonctionnementLa compagnie de gestion ARI-Holman est une compagnie de gestion privée mandatée pour effectuer la gestion des travaux relatifs aux dépenses associées aux véhicules ministériels. Donc, pour les points 1 à 6 qui suivent, l’offrant doit respecter le fonctionnement suivant pour le déroulement des travaux :Informer, au préalable, le Chargé de projet pour les travaux de moins de 100.00$ et obtenir son autorisation par écritInformer, au préalable, le Chargé de projet pour les travaux, ensuite obtenir l’autorisation d’un technicien d’ARI-Holman AVANT de procéder aux travaux de plus de 100.00$. 1. Programme d’entretien des véhicules Chaque véhicule du Ministère doit être entretenu selon les normes recommandées et établies par les fabricants d’équipement d’origine (FEO) et selon l’utilisation du véhicule.À la suite de l’exécution des travaux, l’offrant doit compléter adéquatement une fiche d’information de l’entretien effectué qu’il placera dans le livre de bord de chacun des véhicules du Ministère, en plus de joindre ledit document au duplicata de facture fourni au Chargé de projet.Les véhicules du Ministère sont tous équipés d’une boîte de télémétrie situé en général sous le volant. Si la boîte doit être débranchée pour permettre le branchement à une unité informatique d’analyse de véhicule, elle DOIT absolument être rebranchée aussitôt l’analyse complétée.Les vignettes de rappel, autocollants de changement d’huile, du prochain rendez-vous seront placées dans le coin supérieur gauche, vu du siège du chauffeur, du pare-brise.L’offrant doit conserver et mettre à jour un fichier des entretiens effectués pour chacun des véhicules qui lui sera confié, le rendre disponible en tout temps au Chargé de projet et effectuer les rappels nécessaires en fonction du programme d’entretien recommandées et établies par les fabricants d’équipement d’origine (FEO) et selon l’utilisation du véhicule. L’offrant ne doit pas hésiter à prendre contact avec le Ministère pour tout rappel de sécurité non fait.Pour chaque véhicule, les changements d’huile et vérifications doivent contenir un rapport écrit qui couvre au minimum les éléments suivants :Vérifier les huiles et les liquides tel que moteur, lave-glace, boite de vitesse, freins, servodirection, refroidissement ainsi que les pertes ainsi que l’état et usure de la batterie, des pneus, des freins, des courroies, des filtres, des essuie-glaces et des lumières;L’offrant ne doit pas procéder à des travaux dont les pièces et la main-d’œuvre font l’objet d’une garantie offerte par les manufacturiers et les fournisseurs si ce dernier ne peuvent appliquer cette dite garantie. À ce moment, l’entrepreneur avisera le représentant du Ministère.N.B. : Pour ce type de réparations, un estimé des coûts devra d’abord être préparé par l’offrant, lequel aura pour base les taux indiqués dans l’offre et aucun travail ne pourra être effectué avant que l’autorité technique n’ait donné son approbation.2. Réparations en carrosserie Lors d’accident ou de réparations en carrosserie, le Ministère se réserve le droit d’obtenir des soumissions et d’octroyer le contrat à l’entreprise ayant présenté la soumission la plus basse. Dans un tel cas, le Ministère ne remboursera pas les frais encourus par l’entrepreneur pour la préparation des soumissions de réparations si applicable.N.B. : Pour ce type de réparations, un estimé des coûts devra d’abord être préparé par l’offrant, lequel aura pour base les taux indiqués dans l’offre et aucun travail ne pourra être effectué avant que l’autorité technique n’ait donné son approbation.3. Achat, pose et balancement de pneusL’offrant doit être dépositaire ou faire affaire avec un fournisseur qui fait partie des offres à commandes nationales du Gouvernement du Canada.L’offrant effectue la pose et le balancement des pneus.L’offrant doit avoir la capacité d’entreposer tous les pneus des véhicules du Ministère; son entreposage doit être conforme aux standards de l’industrie. Il doit également conserver et rendre disponible l’historique d’usure des pneus4. Réparation de pare-briseL’offrant effectue la réparation mineure de pare-brise et le remplacement de pare-brise en conformité avec l’entente négociée avec ARI-Holman.5. Frais de transport des véhicules (Service de valet)L’offrant doit venir chercher les véhicules et les rapporter au 850 rte de la Mer, Mont-Joli. L’offrant doit inscrire, dans le livre de bord du véhicule, le kilométrage au départ et à l’arrivée.
