Portée de la demande d’espace de conférence
L’ACFC a besoin des services d’un lieu situé à Toronto en Ontario dans le quartier financier ou le quartier Harbourfront et à distance de marche de la Gare Union pour accueillir la Conférence nationale sur la protection des consommateurs de produits et services financiers de l’ACFC, sous la supervision du chef de projet.
En mai 2024, l’ACFC prévoit de tenir une conférence de trois jours à Toronto avec un maximum de 350 participants en personne. Les séances plénières de l’événement seront retransmises en direct pour les participants virtuels.
L’ACFC est à la recherche d’un lieu dans le quartier financier ou le quartier Harbourfront et à distance de marche de la Gare Union qui puisse accueillir les trois (3) jours d’activités décrits ci-dessous. Les dates requises pour cet événement sont du mardi 21 mai 2024 au jeudi 23 mai 2024, de 8 h à 18 h 30.
Le forfait de base et les prix des services doivent être clairement indiqués.
Exigences
Bloc de chambres d’hôtel
Dates : 20 au 23 mai 2024
- La location des chambres d’hôtel est de la responsabilité de chaque participant à la conférence et doit être payée par le participant. L’ACFC ne pourra être tenue responsable des chambres d’hôtel.
Date Nombre de chambres retenues
Lundi 20 mai 2024 100
Mardi 21 mai 2024 100
Mercredi 22 mai 2024 20
Jour 1 de la conférence — 21 mai 2024
Exigences relatives au lieu
- Bureau de l’événement (situé à proximité de l’espace principal de l’événement) avec porte verrouillée.
- Chevalets pour la signalisation directionnelle.
- Zone d’inscription dans le foyer adjacent à l’espace principal de l’événement.
- Salle plénière avec espace pour accueillir 350 personnes, scène, tables rondes (de 6 à 8 personnes), matériel audiovisuel (cabine d’interprétation).
- Une salle de réunion supplémentaire pouvant accueillir 175 personnes, scène, tables rondes, matériel audiovisuel (cabine d’interprétation).
- Espace pour les stands d’exposition (10-12 stands), une table et deux chaises par stand. Besoin éventuel de tringles et de rideaux pour séparer les stands (ce qui est indiqué ci-dessous dans les services complémentaires optionnels).
- Zone de buffet. Le buffet peut se trouver dans le foyer adjacent à la salle plénière principale. Les repas peuvent être pris dans la salle plénière principale.
- Salle pour les conférenciers (située près de l’espace principal de l’événement).
- Salle de conférence pour les réunions ad hoc du personnel et des hauts dirigeants de l’ACFC (située près de l’espace principal de l’événement), avec porte verrouillée.
- Espace de réception (16 h 15 à 18 h 30, le Jour 1) pouvant accueillir 300 personnes avec tables de bistrot, tables de cocktail, chaises, podium, microphone et autre matériel audiovisuel (indiqué ci-dessous dans les services complémentaires optionnels).
Exigences en matière d’audiovisuel (par salle de réunion)
- Les exigences en matière d’audiovisuel feront l’objet d’une demande de soumission à une date ultérieure.
Exigences en matière d’accueil
Jour Description Suggestions (pouvant varier)
Jour 1
(350 participants) • Déjeuner• Déjeuner continental
• Muffins/croissants/pains
• Fruits
• Jus
• Café/thé
• Pauses matin et après-midi Matin
• Légère collation (muffins/pains)
• Jus/eau
• Café/thé
Après-midi
• Légère collation (biscuits/barres)
• Eau/boissons gazeuses
• Café/thé
• Dîner • Buffet chaud ou froid
• Variété de sandwichs ou de repas chauds
• Soupe et/ou salade
• Petit dessert
• Eau/boissons gazeuses
• Café/thé
• Réception (300 participants) • Hors-d’œuvre chauds et froids
• Eau
• Boisson non alcoolisée (punch)
Bar payant
Exigences supplémentaires
- Barres d’alimentation pour les stands des exposants, si nécessaire.
- Accès au Wi-Fi comme indiqué ci-dessous.
Jour 2 de la conférence — 22 mai 2024
Exigences relatives au lieu
- Bureau de l’événement (situé près de l’espace principal de l’événement) avec porte verrouillée.
- Chevalets pour la signalisation directionnelle.
- Zone d’inscription/d’information dans le foyer adjacent à l’espace principal de l’événement.
- Salle plénière avec espace pour accueillir 350 personnes, scène, tables rondes (de 6 à 8 personnes), matériel audiovisuel (cabine d’interprétation).
- Une salle de réunion supplémentaire pouvant accueillir 175 personnes, scène, tables rondes, matériel audiovisuel (cabine d’interprétation).
- Espace pour les stands d’exposition (10-12 stands).
- Zone de buffet. Le buffet peut se trouver dans le foyer adjacent à la salle plénière principale. Les repas peuvent être pris dans la salle plénière principale.
- Salle pour les conférenciers (située près de l’espace principal de l’événement).
- Salle de conférence pour les réunions ad hoc du personnel et des hauts dirigeants de l’ACFC (située près de l’espace principal de l’événement), avec porte verrouillée.
Exigences en matière d’audiovisuel (par salle de réunion)
- Les exigences en matière d’audiovisuel feront l’objet d’une demande de soumission à une date ultérieure.
Exigences en matière d’accueil
Jour Description Suggestions (pouvant varier)
Jour 2
(350 participants) Déjeuner
• Déjeuner continental
• Muffins/croissants/pains
• Fruits
• Jus
• Café/thé
Pause matin Matin
• Légère collation (muffins/pains)
• Jus/eau
• Café/thé
Dîner • Buffet chaud ou froid
• Variété de sandwichs ou de repas chauds
• Soupe et/ou salade
• Petit dessert
• Eau/boisson gazeuse
• Café/thé
Exigences supplémentaires
- Barres d’alimentation pour les stands des exposants, si nécessaire.
- Accès au Wi-Fi comme indiqué ci-dessous.
Réunions postérieures à la conférence — 23 mai 2024
Exigences relatives au lieu
- Deux salles de réunion pouvant accueillir 20 à 30 personnes, en forme de U, disponibles pour des réunions de 8 h à 16 h.
- Bureau de l’événement (situé près de l’espace principal de l’événement) avec porte verrouillée.
- Salle de conférence pour les réunions ad hoc du personnel et des hauts dirigeants de l’ACFC (située près de l’espace principal de l’événement) avec porte verrouillée.
Exigences en matière d’audiovisuel
- Les exigences en matière d’audiovisuel feront l’objet d’une demande de soumission à une date ultérieure.
Exigences en matière d’accueil
- Actuellement aucune, mais des services complémentaires peuvent être offerts (comme il est indiqué ci-dessous dans les services complémentaires optionnels).
Exigences supplémentaires
- Accès à toutes les salles de réunion le soir précédant le début de la conférence pour la mise en place (installation de l’audiovisuel, mise en place selon les plans).
- Accès au Wi-Fi comme indiqué ci-dessous.
Renseignements supplémentaires
- Toutes les installations et salles de réunion doivent être accessibles et exemptes d’obstacles pour les participants en situation de handicap.
- Estrades, podiums, matériel pour les conférenciers (les besoins peuvent dépendre de la séance, comme des tables de classe, des chaises club, des tabourets) pour la salle plénière et la salle de réunion.
- Conditions d’accueil requises (voir détails ci-dessous).
- Les exigences en matière d’audiovisuel feront l’objet d’une demande de soumission à une date ultérieure.
Accès Internet Wi-Fi
Pendant toute la durée de l’événement, l’ACFC aura besoin de l’accès Internet suivant dans la zone de conférence :
- Système sans fil unifié dans l’ensemble de la zone de conférence avec 802.11 n sur 3 bandes passantes en même temps pour chaque point d’accès, ce qui nous donnera un taux de transfert d’environ 500 Mb sur chaque point d’accès;
- Internet interne à haut débit (1 GB);
- PBX interne;
- L’ACFC aura besoin d’une connexion câblée dans la salle plénière principale, la salle de réunion, le foyer (zone d’inscription), la salle de conférence et le bureau de l’événement .
Accueil
L’accueil devra respecter la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du gouvernement du Canada. Tous les prix doivent être conformes aux tarifs gouvernementaux standard pour les repas et doivent inclure toutes les taxes et tous les frais de service. Cette consigne se trouve sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, à l’Annexe B de la Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements – Canada.ca et se base sur les indemnités prévues dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte, qui sont énoncées à l’Appendice C – Indemnités – Modules 1, 2 et 3 (njc-cnm.gc.ca).
Le lieu doit également proposer des repas alternatifs pour tenir compte des préférences personnelles (végétarien, végétalien, hallal, etc.) et des allergies.
Exigences en matière d’accueil par jour
Jour Description Suggestions (pouvant varier)
Jour 1
(350 participants) • Déjeuner• Déjeuner continental
• Muffins/croissants/pains
• Fruits
• Jus
• Café/thé
• Pauses matin et après-midi Matin
• Légère collation (muffins/pains)
• Jus/eau
• Café/thé
Après-midi
• Légère collation (biscuits/barres)
• Eau/boisson gazeuse
• Café/thé
• Dîner • Buffet chaud ou froid
• Variété de sandwichs ou de repas chauds
• Soupe et/ou salade
• Petit dessert
• Eau/boisson gazeuse
• Café/thé
• Réception (300 participants) • Hors-d’œuvre chauds et froids
• Eau
• Boisson non alcoolisée (punch)
• Bar payant
Jour 2
(350 participants) Déjeuner
• Déjeuner continental
• Muffins/croissants/pains
• Fruits
• Jus
• Café/thé
Pause matin Matin
• Légère collation (muffins/pains)
• Jus/eau
• Café/thé
Dîner • Buffet chaud ou froid
• Variété de sandwichs ou de repas chauds
• Soupe et/ou salade
• Petit dessert
• Eau/boisson gazeuse
• Café/thé
Services complémentaires optionnels
Le forfait de base et les prix des services doivent être clairement indiqués. Les services complémentaires optionnels, tels que les services audiovisuels, doivent être listés et tarifés séparément et nécessitent l’approbation préalable de l’ACFC avant d’être proposés en option.
Audiovisuel
- Les exigences en matière d’audiovisuel feront l’objet d’une demande de soumission à une date ultérieure.
Accueil
- Frais d’accueil pour les réunions postérieures à la conférence, sur la base des indemnités accordées par le gouvernement du Canada (il peut être nécessaire de facturer séparément).
Sécurité
- Services de sécurité pour les conférences (c.-à-d. agents de sécurité).
Décoration de la salle
- Décoration de la salle plénière et de la salle de réunion
- Des tringles et des rideaux pour délimiter les stands, comme toile de fond pour la mise en scène ou autre.
- Décoration pour la réception.
