Administration du salaire de formation des délinquants - Alberta
Un préavis d’adjudication de contrat (PAC) est un avis public informant la collectivité des fournisseurs qu’un ministère ou organisme a l’intention d’attribuer un contrat pour des biens, des services ou des travaux de construction à un fournisseur sélectionné à l’avance, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé des capacités. Si aucun fournisseur ne présente d’énoncé des capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC au plus tard à la date et l’heure de clôture indiquées dans le PAC, l’agent de négociation des contrats peut procéder à l’attribution du contrat au fournisseur sélectionné à l’avance.
1. Définition des besoins
Le Service correctionnel du Canada (SCC) – CORCAN a besoin de services de gestion de placements professionnels afin d’assurer la gestion administrative continue liée à l’emploi et à la formation de transition, ce qui comprend l’administration des salaires de formation des délinquants sous surveillance dans la collectivité ou en placement à l’extérieur qui participent au programme de CORCAN dans la province de l’Alberta. Le travail comportera les tâches suivantes :
1.1 Objectifs
Fournir aux délinquants d’autres possibilités d’emploi et de formation professionnelle afin de favoriser leur transition vers la collectivité (après leur incarcération).
1.2 Tâches
L’entrepreneur doit assurer les services de gestion de l’effectif suivants pour les délinquants recommandés par CORCAN que CORCAN a choisis pour participer à un emploi de transition ou à une formation professionnelle, ou aux deux, dans des emplacements communautaires sous la responsabilité directe de CORCAN :
a) collecte de tous les renseignements nécessaires et intégration du délinquant pour répondre aux exigences de prestation de services contractuels et à toutes les autres lois provinciales et fédérales applicables;
b) signalement de toute préoccupation ou de tout problème survenant lors de l’intégration du délinquant recommandé ou au cours de son placement;
c) administration de la rémunération et des avantages sociaux;
d) gestion administrative des participants au programme et gestion de l’effectif, conformément à l’article 1.2.4; et
e) présentation de factures sur les activités exécutées dans le cadre du contrat.
1.2.1 Collecte de renseignements, intégration et prestation de services aux participants au programme
CORCAN fournira à l’entrepreneur les noms et numéros de téléphone des délinquants choisis pour participer au programme communautaire de CORCAN.
L’entrepreneur doit :
a) dans les trois jours ouvrables (à moins que le gestionnaire de CORCAN n’ait fixé un délai plus long) après que CORCAN a désigné un délinquant pour un besoin donné, recueillir tous les renseignements nécessaires auprès du délinquant et procéder à son intégration pour qu’il puisse commence à travailler, conformément à toutes les lois provinciales et fédérales applicables en matière d’emploi;
b) rencontrer le délinquant, au besoin, pour recueillir les renseignements requis et effectuer toutes les procédures d’intégration nécessaires. Si le délinquant ne peut se prévaloir des options électroniques ou virtuelles, l’entrepreneur doit rencontrer le délinquant à son bureau ou à une unité opérationnelle du SCC (avec l’approbation du gestionnaire de CORCAN);
c) signaler immédiatement au gestionnaire de CORCAN toute préoccupation ou tout problème survenu au cours d’une prise de contact dans le cadre du contrat ou dont l’entrepreneur pourrait prendre connaissance au cours d’une prise de contact (par exemple, le délinquant ne répond pas aux communications, ne fournit pas les renseignements demandés ou affiche des problèmes de comportement);
d) confirmer que l’intégration du délinquant est complète et fournir à celui-ci la date à laquelle il peut commencer à participer au programme d’emploi de transition ou à la formation professionnelle de CORCAN à l’emplacement communautaire prévu;
e) informer le délinquant des renseignements qu’il doit déclarer et du processus qu’il doit suivre pour répondre aux exigences de l’entrepreneur, et lui fournir la date de début et le lieu du programme ainsi que les coordonnées de la personne à qui il doit se présenter pour commencer sa participation au programme de CORCAN;
f) achever et traiter tous les documents que l’autorité provinciale en matière d’embauche juge nécessaires (il en va de même pour toute autre autorité fédérale, le cas échéant);
g) rémunérer les participants au programme selon un tarif horaire et au salaire minimum, et veiller à ce que toutes les autres exigences de l’employeur liées aux personnes inscrites sur la liste de paye soient respectées, y compris les paiements et la présentation de documents aux autorités compétentes, en fonction du taux provincial et conformément aux règlements provinciaux, à moins que CORCAN n’indique que le participant doit être rémunéré à un taux plus élevé; et
h) en ce qui concerne les délinquants rémunérés par l’entrepreneur, fournir et gérer de façon continue tous les documents et toutes les assurances nécessaires, conformément aux exigences d’embauche de la province.
1.2.2 Orientation
L’entrepreneur doit fournir à chaque délinquant recommandé les renseignements suivants au sujet de son lieu de travail au plus tard le jour civil précédant le début du placement :
a) horaire de travail, date de début et coordonnées de la personne-ressource du lieu d’emploi;
b) renseignements relatifs à la rémunération et aux avantages sociaux, y compris les procédures propres à l’entrepreneur; et
c) attentes générales (c.-à-d. assiduité, ponctualité, attitude, hygiène personnelle et apparence).
1.2.3 Administration de la rémunération et des avantages sociaux
L’entrepreneur doit gérer l’administration de la rémunération et des avantages sociaux pour les délinquants qui participent aux interventions communautaires de CORCAN, conformément aux directives de CORCAN. Cette tâche comprend l’établissement de la rémunération et des avantages sociaux pour les heures de travail approuvées par CORCAN pour des délinquants désignés, ainsi que la transmission de tous les documents nécessaires conformément au droit du travail provincial ou territorial.
L’entrepreneur doit :
a) établir un « barème de rémunération des délinquants » pour le paiement des salaires toutes les deux semaines;
b) distribuer la paye par chèque ou par dépôt direct à partir du compte bancaire de l’entrepreneur (remarque : bien que l’on s’attende à ce que la majorité des délinquants aient accès au dépôt direct, l’entrepreneur doit être en mesure de distribuer les paiements aux délinquants par chèque lorsque CORCAN le juge nécessaire);
c) fournir des talons de chèque de paye aux délinquants dans le cadre du présent contrat;
d) fournir aux délinquants le formulaire qu’ils doivent utiliser pour soumettre leur feuille de temps à l’entrepreneur et établir la procédure à suivre par CORCAN pour soumettre les feuilles de temps de manière à qu’elles coïncident avec les cycles de paye;
e) établir et maintenir un système de contrôle financier pour la paye et les avantages sociaux. Le système de contrôle financier doit respecter les principes comptables généralement acceptables et, sur demande, être mis à la disposition du responsable de projet, aux fins de vérification ou d’enquête par celui-ci, du gestionnaire de CORCAN, de son représentant ou d’autres organismes d’enquête;
f) s’assurer que toutes les retenues à la source prévues par la loi sont calculées, prélevées sur le salaire de l’employé et transmises au bureau des retenues à la source approprié, conformément à la législation pertinente en matière d’emploi;
g) s’assurer que les chèques sont facilement négociables au moment du paiement;
h) rémunérer entièrement le délinquant pour ses heures de travail le jour de la paye;
i) de concert avec le gestionnaire de CORCAN, examiner annuellement les taux de rémunération des participants au programme selon les changements apportés au salaire minimum provincial; et
j) émettre les feuillets T4, le relevé d’emploi et tout autre document requis conformément à la législation pertinente sur l’emploi.
1.2.4 Gestion de l’effectif
L’entrepreneur doit fournir au gestionnaire de CORCAN et au personnel de CORCAN responsable du lieu d’affectation du délinquant qui participe au programme les renseignements suivants sur les services de gestion du milieu de travail des délinquants :
a) L’entrepreneur doit signaler immédiatement les problèmes ou les préoccupations au gestionnaire de CORCAN responsable du lieu de travail et, en cas d’urgence, communiquer avec la police, les services ambulanciers ou d’autres services communautaires, selon le cas. Cela comprend, sans s’y limiter, les problèmes de comportement, d’interactions négatives ou de toxicomanie que l’entrepreneur (ou son personnel) observe pendant les interactions avec le délinquant, ou dont il prend conscience; et
b) En cas d’accident ou de blessure en milieu de travail, l’entrepreneur doit préparer et présenter la documentation requise, conformément aux règlements provinciaux, à l’autorité provinciale responsable de l’indemnisation des accidentés du travail, et en fournir copie au gestionnaire de CORCAN responsable du lieu de travail.
1.3 Résultats prévus
L’administration des salaires de formation en temps opportun, conformément à toutes les lois et politiques fédérales et provinciales, selon le lieu de participation, aux délinquants que CORCAN a désignés comme étant des participants au programme.
1.4 Produits livrables
1.4.1 L’entrepreneur doit fournir, à la demande de CORCAN, une facture pour chaque participant ou groupe de participants au programme, comportant au minimum les renseignements suivants :
- le nom du délinquant concerné;
- les heures pendant lesquelles le délinquant a participé au programme et qui figurent sur la facture (date de début et de fin de la période de facturation); et
- pour chaque délinquant, le rapprochement entre les heures payées et les heures de participation réelle au programme pour la période en question qui ont été soumises par CORCAN, en plus de toutes les autres heures qui doivent être payées au délinquant en vertu de la loi (par exemple, les jours fériés, le cas échéant).
L’entrepreneur doit soumettre la facture contenant ces renseignements à CORCAN dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la fin du mois (ou à une fréquence plus courte selon les cycles de paye).
1.4.2 Utilisation de papier
a. Si du matériel imprimé est requis, l’impression recto verso en noir et blanc doit être utilisée par défaut, à moins d’indication contraire du responsable du projet.
b. L’entrepreneur doit s’assurer que, pour le matériel imprimé, on a recours à du papier ayant un contenu en matières recyclées d’au moins 30 % ou ayant été certifié comme provenant d’une forêt gérée de façon durable.
c. L’entrepreneur doit recycler les documents imprimés qui ne sont pas nécessaires (en conformité avec les exigences relatives à la sécurité).
1.5 Contraintes
1.5.1 Emplacement des travaux
a. L’entrepreneur doit effectuer les travaux sur le lieu de travail de l’entrepreneur.
b. Déplacements
Aucun déplacement n’est prévu pour la réalisation des travaux dans le cadre du présent marché.
1.6.2 Langue de travail
L’entrepreneur doit effectuer tous les travaux en anglais.
1.6.3 Exigences relative à la sécurité
Il n’y a aucune exigence relative à la sécurité dans le présent marché.
2. Critères d'évaluation de l'énoncé des capacités (exigences essentielles minimales)
Tout fournisseur intéressé doit démontrer au moyen d’un énoncé des capacités qu’il satisfait aux exigences suivantes :
1. Le fournisseur doit avoir au moins deux (2) années d’expérience dans l’administration de la paye et des salaires dans la province de l’Alberta pour les personnes qui travaillent sous la supervision d’une autre partie, tel que défini à l’article 1. Définition du besoin. L’expérience doit avoir été acquise au cours des quatre (4) années précédant la date de clôture du présent préavis d’adjudication de contrat (PAC).
2. Le fournisseur doit avoir au moins deux (2) années d’expérience dans la prestation de services liés à l’emploi pour des groupes de personnes considérées comme ayant des restrictions à l’emploi au sein de la population active (par exemple, les personnes ayant eu des démêlés avec le système de justice pénale, les femmes, les Autochtones, les personnes ayant des besoins en santé mentale). L’expérience doit avoir été acquise au cours des quatre (4) années précédant la date de clôture du présent préavis d’adjudication de contrat (PAC).
3. Applicabilité des accords commerciaux à l’achat
Le présent approvisionnement n’est assujetti à aucun accord sur le commerce.
4. Marché réservé en vertu de la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones
Ce marché est réservé aux fournisseurs autochtones conformément à la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA) du gouvernement. Par conséquent, seuls les fournisseurs qui satisfont à la définition d’entreprise autochtone, telle que définie dans la SAEA, peuvent soumettre un énoncé des capacités.
5. Entente(s) sur les revendications territoriales globales
Cet achat n’est pas assujetti à une entente sur les revendications territoriales globales.
6. Justification du recours à un fournisseur sélectionné à l’avance
Spirit Staffing & Consulting Edmonton Inc. est la seule entreprise autochtone capable de fournir ce type de service en Alberta et qui a été jugée apte pour cette période intérimaire, en attendant la prochaine demande de soumissions pour des offres à commandes, afin d’assurer la continuité du statut d’emploi des participants au programme (délinquants) et de veiller à ce qu’il n’y ait pas de répercussions négatives sur ces derniers, lesquelles pourraient découler de changements de courte durée dans le paiement des salaires.
Le fournisseur sélectionné à l’avance rencontre toutes les exigences essentielles minimales décrites dans ce PAC.
7. Exception(s) au Règlement sur les marchés de l’État
L’exception suivante au Règlement sur les marchés de l’État est invoquée pour cet achat : paragraphe (d) les cas où le marché ne peut être exécuté que par une seule personne.
8. Exclusions et/ou raisons justifiant le recours à l’appel d’offres limité
Le présent approvisionnement n’est assujetti à aucun accord sur le commerce.
9. Titre de propriété intellectuelle
Aucune modalité sur les droits de PI n’est indiquée au contrat.
10. Période du contrat proposé ou date de livraison
Le contrat proposé est d’une durée de deux (2) mois, de la date d’attribution du contrat au 31 janvier 2024, avec une option permettant de prolonger le contrat pour deux (2) périodes supplémentaires de deux (2) mois.
11. Coût estimatif du contrat proposé
La valeur estimée du contrat, y compris toute option, est de 540 000 $ (TPS/TVH en sus).
12. Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l’avance
Nom : Spirit Staffing & Consulting Edmonton Inc.
Adresse : 134, 6325 Gateway Blvd., Edmonton, AB T6H 5H6
13. Droit des fournisseurs de présenter un énoncé des capacités
Les fournisseurs qui estiment être pleinement qualifiés et prêts à fournir les biens, les services ou les services de construction décrits dans ce PAC peuvent présenter par écrit un énoncé des capacités à la personne-ressource dont le nom figure dans cet avis d’ici la date et l’heure de clôture lesquelles sont aussi précisées dans cet avis. L’énoncé des capacités doit clairement démontrer que le fournisseur satisfait aux exigences publiées.
14. Date et heure de clôture pour la présentation des énoncés des capacités
La date et l’heure de clôture pour l’acceptation d’énoncés des capacités sont le mercredi 18 octobre 2023 à 14 h (HNE).
15. Demandes de renseignements et présentation des énoncés des capacités
Les demandes de renseignements et les énoncés des capacités doivent être envoyés à :
Mbinwi Ghogomu
340 Laurier Avenue West, Ottawa, ON K1A 0P9
Téléphone : 343-549-7179
Courriel : Mbinwi.Ghogomu@csc-scc.gc.ca
