PRÉAVIS D’ADJUDICATION DE CONTRAT (PAC) no 1000262779
TITRE DU PROJET : Système de dossiers dentaires électroniques (DDE)
1. But d’un Préavis d’adjudication de contrat (PAC)
Le Préavis d’adjudication de contrat (PAC) est un avis public destiné à informer les fournisseurs qu’un ministère ou organisme gouvernemental a l’intention d’attribuer à un fournisseur sélectionné à l’avance un contrat pour un bien, un service ou des travaux de construction, ce qui permet aux autres fournisseurs de signaler leur intérêt à soumissionner en présentant un énoncé de capacités. Si aucun autre fournisseur ne présente d’énoncé de capacités qui satisfait aux exigences établies dans le PAC, d’ici la date de clôture indiquée dans le PAC, l’agent de négociation des marchés peut alors procéder à l’attribution du marché au fournisseur sélectionné à l’avance.
Le but du présent Préavis d’adjudication de contrat (PAC) est de signaler l’intention du gouvernement de conclure un marché à fournisseur unique avec l’entreprise Mint Ops, anciennement connue sous le nom de Maxim Software Systems. En janvier 2024, le fournisseur sélectionné a implémenté avec succès un système de dossiers dentaires électroniques (SDDE) bilingue dans la région Atlantique de la DGSPNI appelé MaxiDent (logiciel-service infonuagique). Toutefois, avant d’adjuger un contrat, le gouvernement donne la chance à d’autres fournisseurs de démontrer qu’ils sont en mesure de satisfaire aux exigences établies dans le présent préavis en soumettant un énoncé de capacités au cours de la période d’affichage de 15 jours civils.
Si d’autres fournisseurs potentiels soumettent un énoncé qui satisfait aux exigences mentionnées dans le présent PAC d’ici la fin du délai d’affichage de 15 jours civils, le gouvernement engagera un processus complet d’adjudication, soit par le biais du service d’appels d’offres en ligne, soit par des moyens traditionnels, afin d’octroyer le contrat.
Si aucun autre fournisseur ne soumet, avant la date de clôture, un énoncé de capacités qui répond aux exigences établies dans le PAC, un contrat sera attribué au fournisseur sélectionné au préalable.
2. Définition du besoin
Les programmes de soins dentaires de la Direction générale de la santé des Premières Nations et des Inuits (DGSPNI) de Services aux Autochtones Canada (SAC) exigent la mise en œuvre d’un système de dossiers dentaires électroniques bilingue pour la collecte, la gestion, le stockage et la communication des données et des renseignements sur les patients ayant besoin de soins dentaires. Ce système remplacera les dossiers dentaires sur papier actuellement utilisés dans toutes les cliniques dentaires fédérales dans les communautés autochtones.
Le système de DDE doit être fourni sous forme de logiciel-service (SaaS) dans un nuage situé au Canada. Il doit être doté d’une interface bilingue (anglais et français) et en mesure de traiter des données Protégé B.
3. Critères pour l’évaluation de l’énoncé de compétences (exigences essentielles minimales)
Tout fournisseur intéressé doit démontrer par un énoncé de compétences que ses produits et services répondent aux exigences du Canada énumérées à l’annexe A.
4. Besoin
Services aux Autochtones Canada doit mettre en place un système DDE bilingue pour les programmes de soins dentaires de la DGSPNI de SAC.
La mise en œuvre d’un système de DDE par les programmes de soins dentaires de la DGSPNI sera un moyen efficace d’atténuer les obstacles associés aux dossiers dentaires sur papier. Dans le domaine de la dentisterie, le système de DDE est la norme industrielle largement acceptée pour la collecte, la gestion, le stockage (y compris les radiographies numériques) et le partage sécurisés des renseignements sur les patients. Les systèmes de DDE présentent de nombreux avantages, dont les suivants :
1. Amélioration des soins et de la sécurité des patients grâce à l’accès rapide à des données complètes sur les patients et à leur saisie au point d’intervention;
2. Gestion plus efficace de la prise de rendez-vous, des données des patients et des ressources;
3. Amélioration de la communication avec les patients, les prestataires de services de consultation, les pharmacies et le personnel juridique; et
4. Sécurité accrue pour le stockage des données des patients.
Les programmes de soins dentaires de la DGSPNI ont cerné le besoin de mettre en œuvre un système de DDE doté des capacités numériques suivantes :
1. La saisie des renseignements Protégé B sur les patients, y compris, mais sans s’y limiter, des renseignements démographiques, des données sur les patients dentaires, des radiographies numériques, ainsi que des dossiers historiques numérisés sur les patients, et l’accès à ceux-ci;
2. Gestion de la prise de rendez-vous, des données sur les patients et des ressources;
3. Stockage numérique sécurisé des renseignements personnels des patients, y compris les radiographies numériques;
4. Partage des données et des renseignements sur les patients entre les parties autorisées;
5. Collecte de données sur les patients pour l’évaluation des programmes et services et pour des questions juridiques;
6. Interface avec les systèmes de radiographie numérique.
Les résultats escomptés du projet de système de DDE des programmes de soins dentaires de la DGSPNI sont les suivants :
1. Modernisation des méthodes de tenue des dossiers de la DGSPNI pour les rendre conformes à la norme OR actuelle grâce à la sélection et à la mise en œuvre d’un système de DDE;
2. Amélioration des services et des résultats pour les patients;
3. Cartographie des processus opérationnels critiques en rapport avec l’utilisation du système de DDE;
4. Formation des utilisateurs autorisés;
5. Poursuite de la maintenance du système de DDE.
Portée des travaux
Tous les programmes de soins dentaires de la DGSPNI de SAC au Canada peuvent utiliser les licences du système de DDE dans le cadre de ce contrat. Le système de DDE sera utilisé par les praticiens de soins de santé bucco-dentaire dans les cliniques dentaires communautaires de la DGSPNI de SAC, dont certains se trouvent dans des communautés éloignées, accessibles uniquement par avion.
Les programmes de soins dentaires de la DGSPNI auront un accès exclusif au système de CED décrit dans le présent document. Chaque région ayant besoin de licences devra disposer de sa propre base de données et de droits d’accès définis au système de DDE de sorte que le personnel d’une région ne puisse pas accéder aux données des patients d’une autre région.
Chaque région demandant la mise en œuvre du système de DDE doit désigner son propre responsable de projet chargé de superviser le marché et de remédier aux lacunes relatives au rendement dans sa zone.
Chaque région demandant la mise en œuvre du système de DDE doit assumer les coûts de licence pour son propre programme.
Dans un premier temps, ce marché doit prévoir l’octroi de licences au programme de soins dentaires de la DGSPNI de SAC de la région de Sioux Lookout (Ontario) (ON SLKT.
La mise en œuvre du système de DDE par les autres programmes de soins dentaires de la DGSPNI au Canada dépendra des besoins et aura lieu de façon progressive. À l’heure actuelle, il n’y a pas de demandes en suspens pour des régions supplémentaires relatives à la mise en œuvre du système de DDE et le fournisseur ne devrait pas s’attendre à d’autres demandes.
Pour le programme de soins dentaire de l’ON SLKT, le système de DDE doit être mis en œuvre dans les 4 mois suivant l’attribution du marché ou selon la décision et l’avis écrit du programme de soins dentaires de la DGSPNI.
La portée de la présente passation de marchés englobe :
• Un système de dossiers dentaires électroniques sous forme de logiciel-service (SaaS) doté d’une interface bilingue.
• Les services professionnels nécessaires à sa mise en place et à son déploiement.
o Service de formation :
Le Canada exige du fournisseur qu’il donne aux utilisateurs de SAC une formation qui leur permette d’exécuter les fonctions administratives, de produire des rapports fondés sur les modifications propres aux besoins de l’organisation, d’utiliser le système et de procéder à des essais.
o Services de configuration :
Le fournisseur doit assurer la prestation de services professionnels pour modifier et configurer le système de DDE afin qu’il réponde aux besoins de l’organisation.
o Services de déploiement :
Le fournisseur doit assurer la prestation de services professionnels pour le déploiement du système de DDE dans tous les sites des cliniques dentaires communautaires.
• Des services d’assistance technique/services d’assistance pendant la durée du marché, qui doivent être assurés par le fournisseur.
• Des services de soutien continu pour la formation assurés par le fournisseur, en fonction des besoins établis par SAC.
5. Langue de travail :
Le fournisseur doit effectuer tous les travaux en anglais.
6. Exigences en matière de sécurité :
Le marché comprend les exigences de sécurité suivantes :
Clauses de sécurité
EXIGENCES EN MATIÈRE DE SÉCURITÉ POUR LES ENTREPRENEURS CANADIENS : No DE DOSSIER TPSGC : 1000262779
1. Le fournisseur doit, en tout temps pendant l’exécution des travaux prévus au contrat, détenir une attestation de sécurité d’installation valide de niveau SECRET, ainsi qu’une cote de protection des documents approuvée de niveau PROTÉGÉ B, délivrée par le Programme de sécurité des contrats (PSC) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).
2. Les membres du personnel du fournisseur qui ont besoin d’avoir accès à des renseignements ou des biens PROTÉGÉS ou à des lieux dont l’accès est réglementé doivent TOUS détenir une cote de sécurité de niveau SECRET accordée ou approuvée par le PSC de TPSGC.
3. Les comptes privilégiés sont ceux qui disposent de toutes les capacités et de tous les accès suivants :
• la capacité de modifier les principaux paramètres de configuration des systèmes;
• la capacité de modifier ou de contourner les contrôles en matière de sécurité;
• l’accès aux renseignements de vérification et de surveillance de la sécurité et la capacité de modifier et de supprimer les journaux;
• le contrôle administratif des données, fichiers et comptes utilisés par d’autres
utilisateurs, y compris les sauvegardes et les supports, à des fins de maintenance, de surveillance,
de détection, de sauvegarde, de récupération, de mises à l’essai, d’installation et de modification de la configuration, et l’accès à ces renseignements; et
• l’accès requis pour diagnostiquer une panne du système.
4. Les membres du personnel du fournisseur qui doivent avoir accès à des renseignements, biens ou lieux sensibles au moyen d’un compte d’utilisateur privilégié doivent TOUS détenir une cote de sécurité de niveau SECRET accordée ou approuvée par le PSC de TPSGC.
5. Le fournisseur NE DOIT PAS utiliser ses propres installations pour traiter, produire ou stocker électroniquement des renseignements ou des biens PROTÉGÉS tant que le PSC de TPSGC ne lui en aura pas donné l’autorisation par écrit.
6. L’entrepreneur NE DOIT PAS utiliser ses propres systèmes informatiques pour traiter, produire ou stocker électroniquement des renseignements ou des données PROTÉGÉS tant que le PSC de TPSGC ne lui en aura pas donné l’autorisation par écrit. Après que cette approbation aura été accordée, ces tâches peuvent être effectuées au niveau PROTÉGÉ B.
7. Les données électroniques inactives de niveau PROTÉGÉ B ou supérieurs doivent résider au Canada ou dans un autre pays avec l’accord du dirigeant principal de l’information (DPI) du ministère client conformément à la section 4.4 de la Ligne directrice sur les services et le numérique.
8. Les renseignements et les biens de nature délicate dont la classification de sécurité est supérieure à Protégé B ne doivent pas être traités, produits ou stockés dans un système basé sur l’informatique en nuage.
9. Le fournisseur doit remettre au Canada la preuve et la confirmation que son système infonuagique a fait l’objet d’une évaluation de la sécurité des technologies de l’information du fournisseur de services d’infonuagique (ITSM.50.100), ou d’une autre évaluation acceptée par le dirigeant principal de la sécurité (DPS) ou le dirigeant principal de l’information (DPI) du ministère client, effectuée par le ministère client, ou le Centre canadien pour la cybersécurité (CCCS). Pour obtenir des renseignements, des conseils et une formation en vue d’une évaluation locale des technologies de l’information, communiquez avec le CCCS à contact@cyber.gc.ca.
10. Le responsable de la sécurité des TI du ministère client doit procéder à une évaluation de sécurité et autorisation (ESA) du système selon la portée du marché et conformément à l’annexe B : Procédures obligatoires relatives aux mesures de sécurité de la technologie de l’information de la Directive sur la gestion de la sécurité, ou autre évaluation déterminée par le DPS du ministère client ou le DPI. Les fournisseurs doivent transmettre les renseignements requis au responsable de la sécurité des TI sur demande. Une fois toutes les évaluations réalisées, le ministère client doit envoyer une confirmation par courriel SPAC.DGSSSIDINUAGE-DOBISSIDCLOUD.PSPC@tpsgc-pwgsc.gc.ca.
11. Les contrats de sous-traitance comportant des exigences relatives à la sécurité NE doivent PAS être attribués sans l’autorisation écrite préalable du PSC de TPSGC.
12. Le fournisseur doit respecter les dispositions des documents suivants :
(a) Liste de vérification des exigences en matière de sécurité et guide de sécurité (le cas échéant);
(b) la plus récente version du Manuel de la sécurité des contrats;
7. Justification du recours à un fournisseur sélectionné à l’avance
Le fournisseur proposé est jugé être le seul qualifié pour effectuer les travaux, car il possède une expérience confirmée pour l’ensemble des critères minimaux essentiels.
À la satisfaction du client, le fournisseur sélectionné à l’avance a démontré sa capacité à satisfaire aux critères définis dans le marché no 4500456020 qui viendra à échéance le 31 mars 2027.
Le marché actuel résulte d’un appel d’offres concurrentiel le 23 février 2023 et n’a donné lieu qu’à une seule soumission, celle de Continental Assets Ltd faisant affaire sous le nom de Maxim Software Systems et rebaptisé « Mint Ops », qui est considérée comme le seul fournisseur en mesure d’exécuter ces travaux pour les raisons suivantes :
a) L’entreprise dispose d’une solution logicielle bilingue qui répond aux exigences de Services aux Autochtones Canada énoncées dans le présent PAC.
b) Elle est en mesure de produire des rapports dans les deux langues officielles; et
c) Elle était la seule soumissionnaire lors de la demande de propositions précédente.
8. Marché réservé dans le cadre de la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones : Sans objet
9. Entente(s) sur les revendications territoriales globales : Sans objet
10. Exception(s) au Règlement sur les marchés de l’État :
L’exception suivante au Règlement sur les marchés de l’État est invoquée pour cet approvisionnement en vertu du paragraphe 6 (d) le marché ne peut être exécuté que par une seule personne.
11. Exclusions ou raisons justifiant le recours à l’appel d’offres limité
Les dispositions de l’appel d’offres limité s’appliquent en vertu de l’alinéa 513(b)iii) du chapitre 5 de l’Accord de libre-échange canadien (ALEC) puisque les marchandises et les services ne peuvent être fournis que par un fournisseur particulier et qu’il n’existe pas de marchandise ou de service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant pour l’une des raisons techniques.
Les dispositions de l’appel d’offres limité s’appliquent en vertu de l’alinéa 15.10(2)b) de l’Accord de partenariat transpacifique global et progressiste (PTPGP) puisque les marchandises ou les services ne peuvent être fournis que par un fournisseur particulier et qu’il n’existe pas de marchandise ou de service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant en l’absence de concurrence pour des raisons techniques.
Les dispositions de l’appel d’offres limité s’appliquent en vertu de l’alinéa XIII(1)b) de l’Accord sur les marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce (AMB-OMC) puisque les marchandises ou les services ne peuvent être fournis que par un fournisseur particulier et qu’il n’existe pas de marchandise ou de service de rechange ou de remplacement raisonnablement satisfaisant en l’absence de concurrence pour des raisons techniques.
12. Droits de propriété intellectuelle : Sans objet
13. Durée du marché proposé
Le marché proposé s’étend de la date d’attribution au 31 mars 2028. SAC se réserve le droit de prolonger la durée du contrat pour cinq (5) périodes supplémentaires d’un (1) an.
14. Option de prolongation facultative pour les autres régions qui souhaitent obtenir le système de DDE
Outre la région initiale de l’Ontario, le fournisseur accorde au Canada l’option irrévocable d’étendre la mise en œuvre à d’autres régions qui souhaitent obtenir le système de DDE aux mêmes conditions et aux mêmes taux ou prix indiqués prévus au contrat.
Liste des régions pouvant se prévaloir de l’option de prolongation facultative :
• Région du Manitoba
• Région de l’Atlantique
• Région de l’Alberta
• Région de la Saskatchewan
• Région du Québec
• Région du Nord
15. Coût estimatif du marché proposé
Le coût estimatif du marché proposé, y compris la période d’option(s), s’élève à 3 318 560 $ (TPS/TVH en sus).
16. Nom et adresse du fournisseur sélectionné à l’avance :
Mint Ops
4-1761, avenue Wellington
Winnipeg (Manitoba) R3H 0G1
Canada
17. Droit des fournisseurs de présenter un énoncé de capacités
Les fournisseurs qui se considèrent comme entièrement qualifiés et qui sont disponibles pour fournir les biens et services précisés peuvent présenter un énoncé de compétences par écrit à l’autorité contractante dont le nom figure dans le présent préavis, au plus tard à la date de clôture de celui-ci. L’énoncé de capacités doit démontrer clairement la façon dont le fournisseur répond aux exigences annoncées.
18. Date limite pour la présentation des énoncés de capacités
Les énoncés de capacités doivent être soumis au plus tard le 20 mai 2025, à 14 h HE
19. Demandes de renseignements et présentation d’énoncés de capacités
Les demandes de renseignements et les énoncés de capacités doivent être adressés à :
Nom Jean-Damascène Gasake
Titre : Expert principal d’approvisionnement et des contrats
Ministère des Services aux Autochtones Canada
Direction : Direction de la gestion du matériel et des biens
Adresse : 10, rue Wellington, Gatineau (Québec) K1A 0H4
Courriel : jeandamascene.gasake@sac-isc.ca
ANNEXE A Critères d’évaluation
L’énoncé de capacités doit démontrer clairement la façon dont le fournisseur répond aux exigences annoncées.
Les principales exigences obligatoires ayant conduit à cette demande de type « fournisseur unique » pour le système de DDE requis sont énumérées ci-dessous. Le Canada a besoin d’une solution qui répond aux exigences suivantes :
Critères techniques obligatoires
CTO1 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit être modifiable et configurable pour répondre aux besoins de l’organisation.
CTO2 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit pouvoir être déployé à l’aide d’une technologie infonuagique.
CTO3 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit être interfacé/lié aux systèmes de radiographie numérique.
CTO4 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit être permettre un accès à distance, au point d’intervention, aux dossiers dentaires.
CTO5 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit comporter différents niveaux d’accès approuvés au système.
CTO6 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre d’imprimer des copies papier des dossiers dentaires.
CTO7 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre de produire des rapports pour l’évaluation des services et des programmes.
CTO8 Le soumissionnaire doit fournir une assistance pendant les heures d’ouverture du programme régional, soit du lundi au vendredi, de 8 h à 18 h, à l’exclusion des jours fériés.
CTO9 Le soumissionnaire doit fournir à SAC des services de garantie, de maintenance et de soutien. Les services de soutien peuvent être fournis par téléphone, par courriel, par messagerie mobile ou par l’intermédiaire d’outils en ligne, selon ce qui est le plus approprié.
CTO10 Les capacités de traitement et de stockage du système de dossiers dentaires électroniques proposé doivent pouvoir s’adapter et prendre en charge un nombre croissant de données et d’utilisateurs.
CTO11 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit prendre en charge un minimum de 25 utilisateurs actifs/concurrents par base de données régionale.
CTO12 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre la création et la gestion d’au moins 40 000 dossiers par an.
CTO13 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit télécharger des fichiers .pdf et .jpg, des radiographies et des documents numérisés pour soutenir le fonctionnement du cabinet dentaire et doit permettre la synchronisation avec le dossier du patient pertinent.
CTO14 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit autoriser jusqu’à 10 mégaoctets pour ce qui est de la taille des fichiers et même plus.
CTO15 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit disposer d’un stockage de données crypté basé sur le nuage.
CTO16 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit être conforme ou doit pouvoir être modifié pour être conforme à la Loi sur les langues officielles de manière à être fonctionnellement équivalent en anglais et en français et permettre aux utilisateurs de travailler dans la langue officielle canadienne de leur choix. Consultez la Loi sur les langues officielles Loi sur les langues officielles
CTO17 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre de conserver indéfiniment les dossiers dentaires électroniques des patients.
CTO18 Configuration du navigateur du système de dossiers dentaires électroniques proposé :
Pour les interfaces utilisateur basées sur Internet, celles-ci doivent être compatibles au moment du déploiement du système en production avec les navigateurs Internet usuels de SAC (Chrome) et être maintenues à jour avec les versions ultérieures lorsque SAC passe à un nouveau navigateur Internet standard, sans coût supplémentaire.
CTO19 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit intégrer la validation des entrées.
CTO20 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit intégrer la validation des données.
CTO21 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre de supprimer les données en double.
CTO22 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit prévoir des contrôles d’accès.
CTO23 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit fournir un journal d’audit de sécurité. Activités à consigner, à savoir :
• Création de fichiers
• Suppression de fichiers
• Modifications
• Renseignements concernant la connexion/déconnexion
CTO24 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit être conçu à l’aide des technologies, des cadres et des langages de codage actuels qui continueront d’être pris en charge par le soumissionnaire/la communauté des utilisateurs pendant la durée de vie prévue du système de DDE.
CTO25 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit garantir que lorsqu’un utilisateur se déconnecte, ou lorsqu’un utilisateur est inactif pendant une période donnée, la session de l’utilisateur est terminée.
CTO26 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre de restaurer les données en cas de défaillance (c’est-à-dire que le système de DDE est capable de restaurer toutes les données sauvegardées avant le point de défaillance).
CTO27 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit avoir un temps de récupération de 24 heures en cas de défaillance (c’est-à-dire que le système de DDE est capable de se rétablir en 24 heures).
CTO28 Le soumissionnaire doit fournir un plan de reprise après sinistre (PRS).
CTO29 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit être disponible 99 % du temps, 7 jours sur 7.
CTO30 Le soumissionnaire est tenu de fournir un mécanisme permettant à SAC d’exporter ses données.
CTO31 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre aux utilisateurs disposant de droits d’administrateur d’ajouter/de modifier/de supprimer des dossiers dentaires électroniques. Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit offrir aux administrateurs et aux coordinateurs de SAC la possibilité de gérer le contrôle d’accès des utilisateurs (y compris la confidentialité) et les paramètres d’autorisation.
CTO32 Les paramètres de confidentialité du système doivent permettre de restreindre les autorisations de visualisation des données des employés en fonction de la structure organisationnelle.
CTO33 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre de consigner le nom, le rôle et les responsabilités de l’utilisateur afin de conserver un journal d’audit précis.
CTO34 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit être en mesure d’enregistrer tous les accès aux données des clients.
CTO35 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit prendre en charge l’authentification à deux facteurs.
CTO36 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre de modifier le numéro X en numéro de statut (NS) dans le dossier d’un client si celui-ci reçoit un NS après sa visite initiale. Le soumissionnaire doit permettre l’ajout/la modification du NS dans un dossier par les administrateurs seulement.
CTO37 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre l’accès à des utilisateurs externes approuvés (c’est-à-dire des utilisateurs non internes/non GoC).
CTO38 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre la configuration des rôles tels que décrits dans le tableau 3.1 Utilisateurs autorisés et rôles de l’énoncé des travaux.
CTO39 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé ne doit pas permettre la suppression ou la modification d’entrées ou de dossiers signés numériquement.
CTO40 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre à plusieurs utilisateurs de planifier et de suivre les rendez-vous des services dentaires des clients et les détails comme :
• Nom du client
• Coordonnées
• Type d’intervention dentaire
• Code de l’intervention dentaire
• Nom du professionnel de la santé bucco-dentaire
• Dates et lieux des rendez-vous
• Listes d’attente et statut des clients
CTO41 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre la planification des horaires des dentistes, des hygiénistes dentaires et des assistants dentaires au sein de différentes communautés, en fonction des contrats de services dentaires en vigueur, et doit recueillir les informations suivantes :
• Les noms des prestataires de services dentaires sous contrat
• Les lieux où les prestataires ont été affectés
• La date à laquelle ils se trouveront dans un lieu particulier
CTO42 Après l’annulation d’un rendez-vous, un message automatisé doit s’afficher pour rappeler à l’utilisateur que le rendez-vous de ce client doit être replanifié.
CTO43 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre de sélectionner les sources de financement à partir d’une liste déroulante :
• Non assuré
• Principe de Jordan
• Autre
CTO44 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit faciliter la saisie des renseignements logistiques afférents aux services de soins dentaires fournis par les prestataires. Notamment :
• Réservations d’hôtel
• Réservations de vols
• Autres détails logistiques
CTO45 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit être en mesure d’assurer le suivi des renseignements relatifs au processus d’aiguillage des clients :
• Les dossiers des patients aiguillés par un autre professionnel qui doivent être traités et confiés à un membre du personnel.
• Les dossiers des personnes aiguillés qui doivent prendre rendez-vous dans une clinique
• Les renseignements sur le processus de demande au titre du principe de Jordan pour les patients qui ne sont pas enregistrés auprès des SSNA
• Les renseignements sur les réservations de voyage
• Plan d’intervention détaillé
• Renseignements sur le patient
• Antécédents médicaux
• Renseignements sur les parents/tuteurs
• Coordonnées
• Consentement éclairé
• Lieu de l’intervention
• Coordonnateur des traitements dentaires affecté au dossier
• Date d’achèvement de l’intervention
• Documents reçus concernant le patient
CTO46 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre le suivi des services assurés dans chaque communauté.
CTO47 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre aux dentistes, aux assistants dentaires et aux hygiénistes dentaires de saisir les détails des plans d’intervention pour une année entière.
CTO48 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit être en mesure de générer les rapports suivants :
• Le nombre d’aiguillages d’un même type qui sont en attente
• Liste des aiguillages attribués à un coordinateur particulier
• L’âge des aiguillages et le délai de traitement des dossiers aiguillés
• Le nombre d’aiguillages dans chaque site d’intervention selon le type d’aiguillage
CTO49 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre la sauvegarde et la signature.
CTO50 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit avoir la capacité de sauvegarder automatiquement.
CTO51 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre la suppression d’une signature afin d’éviter toute signature accidentelle.
CTO52 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre de rechercher des enregistrements de données par nom de famille, prénom, sexe, date de naissance ou numéro de statut/numéro X.
CTO53 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit pouvoir être déployé dans l’ensemble des provinces et territoires canadiens.
CTO54 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit fournir des graphiques qui couvrent toute une vie d’activité.
CTO55 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre l’enregistrement des notes de traitement.
CTO56 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit afficher le calendrier des rendez-vous quotidiens.
CTO57 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit permettre la saisie d’un identifiant unique (p. ex., un numéro de statut, un numéro X) dans le dossier dentaire électronique de chaque client.
CTO58 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit pouvoir se connecter à une imprimante et permettre l’impression des sections requises des DDE.
CTO59 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit être évolutif pour répondre à la croissance nationale.
CTO60
CTO61
CTO62 Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit pouvoir être étendu à l’ensemble du Canada.
Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit être doté d’une interface bilingue (français et anglais).
Le système de dossiers dentaires électroniques proposé doit être en mesure de produire des rapports bilingues (français et anglais).
