ECGZ-RFP-2024-3339 - Services de déchiquetage hors site

L’information contenue dans cet avis décrit brièvement les besoins de l’organisme et n’est fournie qu’à titre indicatif. Les offrants doivent consulter la DOC pour obtenir la description complète des besoins et toutes les instructions connexes.
Contexte
Le directeur général des élections du Canada (« DGE ») est un agent du Parlement et exerce la direction et la supervision générales de la tenue d’élections et de référendums au niveau fédéral. Le DGE assure la direction du Bureau du directeur général des élections, communément appelé Élections Canada (EC).
EC dépend de processus manuels de traitement du matériel pour la préparation des fournitures en vue des scrutins ainsi que pour le traitement du matériel retourné par la suite. Ce travail génère de grandes quantités de documents papier qu’il faut déchiqueter hors site de façon sécuritaire.

Besoin
Le Centre de distribution d’EC recherche les services d’un entrepreneur pour assurer de façon sécuritaire le déchiquetage et l’élimination de documents selon les besoins.
La méthode actuelle consiste à utiliser les monoteneurs de Postes Canada pour transporter les documents papier hors site en vue de les déchiqueter. Cela fait, les monoteneurs doivent être retournés au Centre de distribution d’EC.
Sous-traitant
Le travail n’est pas effectué par un sous-traitant à l’heure actuelle.

Sécurité
Cote de sécurité minimum requise pour la ou les ressources : Fiabilité
Période du contrat
Le contrat s’étendra de la date d’entrée en vigueur jusqu’au 31 mars 2026 (« durée initiale »).
L’entrepreneur accordera à Élections Canada l’option irrévocable de prolonger la durée du contrat de cinq (5) période(s) supplémentaire(s) de une (1) année chacune, selon les mêmes modalités.
Présentation des soumissions
Pour cette Demande Proposition, les soumissionnaires peuvent utiliser le service Connexion de la Société canadienne des postes pour envoyer électroniquement leur proposition. Pour en savoir plus, se reporter à la partie 2, Instructions à l’intention des soumissionnaires, et à la partie 3, Instructions pour la préparation des soumissions, de la Demande de Proposition.
Les soumissions doivent être adressées à l’autorité contractante et envoyées, sous pli scellé, à l’Unité de réception des propositions, au plus tard à la date et à l’heure de clôture indiquées sur la page couverture de la Demande de Proposition.
Si vous voulez envoyer votre soumission par service de messagerie ou venir la déposer en personne, notez que les heures d’ouverture de l’Unité de réception des propositions du Centre d’affaires sont du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h (heure de Gatineau, Québec).
Les soumissions envoyées par courrier électronique ou par télécopieur ne seront pas acceptées.
Les documents peuvent être présentés dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada.
Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.
Méthode de sélection
Stratégie d’approvisionnement concurrentiel : Coût le moins élevé
Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements et autres communications destinées aux représentants d’Élections Canada doivent être adressées UNIQUEMENT au responsable de l’offre à commandes, qui sera la principale personne-ressource de l’offrant. Les offrants qui communiquent avec toute autre personne pourrait être disqualifiés.
Les demandes de renseignements doivent être faites par écrit et envoyées à proposition@elections.ca au plus tard à la date d’échéance indiquée dans la DOC. Les offrants qui présentent une demande de renseignements après cette date pourraient ne pas recevoir de réponse.
Les parties intéressées qui souhaitent obtenir les documents relatifs à cette DOC doivent les télécharger à la page suivante : https://achatscanada.canada.ca/fr/occasions-de-marche. Les documents téléchargés sur cette page ont préséance sur toute autre copie disponible.
Vous trouverez d’autres renseignements sur Élections Canada à elections.ca.
Comptes rendus
Une fois l’offrant retenu annoncé, les autres offrants pourront demander un compte rendu des résultats du processus d’appel d’offres à commandes relatif à la Demande d’offre à commandes. Le cas échéant, ils doivent en faire la demande auprès du responsable de l’offre à commandes, conformément aux modalités de la Demande d’offre à commandes. Le compte rendu pourra alors être fourni par écrit, par téléphone ou en personne.