ECJM-RFP-2025-3478 - Services de conseiller régional en relations médias

Le bureau du directeur général des élections est un agent du Parlement. Il dirige et surveille de façon générale la conduite des élections et des référendums fédéraux, communément appelé Élections Canada.
BESOIN
EC a besoin de services de conseiller régional en relations médias pour fournir des services de relations médias pendant un scrutin. Un scrutin est défini comme une élection générale. La Loi électorale du Canada stipule qu'un événement électoral doit durer au moins 36 jours (plus le jour du scrutin) et un maximum de 50 jours (plus le jour du scrutin).

Pendant et entre les scrutins, EC fournit des services de relations médias et de relations publiques comprenant les tâches suivantes :
a) répondre aux questions des médias en français ou en anglais, par téléphone ou par courriel;
b) accorder des entrevues aux médias imprimés, électroniques et en ligne;
c) élaborer des stratégies proactives de relations médias qui servent ses objectifs de communication;
d) rédiger des info capsules, des documents d’information, des foires aux questions, des messages destinés aux médias sociaux, du contenu Web et d’autres documents;
e) préparer et diffuser des communiqués, des avis aux médias et d’autres produits médiatiques;
f) organiser des conférences de presse, des séances d’information technique et des huis clos;
g) rechercher des renseignements généraux sur des sujets d’intérêt et les communiquer à ses membres;
h) fournir de la formation sur les médias ainsi que du soutien en relations publiques et relations médias aux employés, aux Agents de liaison local et aux Directeurs de scrutin;
i) respecter et réaliser ses objectifs et livrables permanents liés aux communications stratégiques.

Élections Canada a l’intention d’octroyer jusqu’à 10 ressources pour les conseillers régionaux en relations avec les médias sur demande pour fournir des services de relations avec les médias à l’administration centrale d’Élections Canada ou en région de la capitale nationale et dans les régions du Canada au cours d’un scrutin, en dehors des scrutins.

SOUS-TRAITANT
Le travail est actuellement effectué par Fleyfel Communications, Strategic Communications Counsel, Vivat Communications, Citoyen - Citizen Relations L.P, MFK Solutions, Diane Benson & Associates, Infield Fly Productions, Quali-T Creations, Rutherford McKay Associates Inc (connu sous le nom de ARTISANS DE LA CONFIANCE) aux termes d’un contrat totalisant 53 800,00 $ pour la durée initiale.
SÉCURITÉ
Niveaux de sécurité personnel
Cote de fiabilité
Renseignements et biens protégés
Protégé B

PÉRIODE DU CONTRAT
Le contrat s’étendra de la date d’entrée en vigueur jusqu’au 2026-12-31 (« durée initiale »).
L’entrepreneur accordera à Élections Canada l’option irrévocable de prolonger la durée du contrat de 5 période(s) supplémentaire(s) d’une (1) année, selon les mêmes modalités.
ENTREVUE
Veuillez noter qu’une entrevue obligatoire aura lieu la semaine du 2025-11-03, comme le précise la section 3.3. Section II : Entrevue de la sollicitation.
PRÉSENTATION DES SOUMISSIONS
Pour cette sollicitation, les soumissionnaires peuvent utiliser le service Connexion postel de la Société canadienne des postes pour envoyer électroniquement leur proposition. Pour en savoir plus, se reporter à la partie 2, Instructions à l’intention des offrants, et à la partie 3, Instructions pour la préparation des offres de la sollicitation.
Les soumissions doivent être adressées à l’autorité contractante et envoyées, sous pli scellé, à l’Unité de réception des propositions, au plus tard à la date et à l’heure de clôture indiquées sur la page couverture de la sollicitation.
Si vous voulez envoyer votre soumission par service de messagerie ou venir la déposer en personne, notez que les heures d’ouverture de l’Unité de réception des propositions du Centre d’affaires sont du lundi au vendredi, de 8 h à 12 h et de 13 h à 16 h (heure de Gatineau, Québec).
Les soumissions envoyées par courrier électronique ou par télécopieur ne seront pas acceptées.
Les documents peuvent être présentés dans l’une ou l’autre des langues officielles du Canada.
Élections Canada se réserve le droit de négocier les dispositions de tout marché avec les fournisseurs.
DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS
Les demandes de renseignements et autres communications destinées aux représentants d’Élections Canada doivent être adressées UNIQUEMENT à l’autorité contractante, qui sera la principale personne-ressource du soumissionnaire. Les soumissionnaires qui communiquent avec toute autre personne pourraient être disqualifiés.
Les demandes de renseignements doivent être faites par écrit et envoyées à proposition@elections.ca au plus tard à la date d’échéance indiquée dans la sollicitation. Les soumissionnaires qui présentent une demande de renseignements après cette date pourraient ne pas recevoir de réponse.
Les parties intéressées qui souhaitent obtenir les documents relatifs à cette sollicitation doivent les télécharger aux occasions des marchés au AchatsCanada .Les documents téléchargés sur cette page ont préséance sur toute autre copie disponible.
Vous trouverez d’autres renseignements sur Élections Canada à elections.ca.
COMPTES RENDUS
Une fois le soumissionnaire retenu annoncé, les autres soumissionnaires pourront demander un compte rendu des résultats du processus d’appel d’offres relatif à la sollicitation. Le cas échéant, ils doivent en faire la demande auprès de l’autorité contractante, conformément aux modalités de la sollicitation ou la lettre de regret. Le compte rendu pourra alors être fourni par écrit, par téléphone ou en personne.