1. Introduction
L’ACFC recherche des entrepreneurs qualifiés pour fournir un soutien complet dans le cadre d’événements virtuels et hybrides sur une période de plusieurs années (deux ans ou plus). L’ACFC organise régulièrement des événements de grande envergure destinés au public et aux intervenants, conformément à son mandat consistant à améliorer la littératie financière et à protéger les consommateurs canadiens.
Ce contrat comprendra la production, la diffusion et les services techniques liés à un maximum de 10 événements par an. Les services devront être fournis dans les deux langues officielles (anglais et français). Tous les produits livrables doivent être conformes aux normes fédérales en matière d’accessibilité et de protection de la vie privée, y compris la Loi canadienne sur l’accessibilité, la Loi sur les langues officielles et la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Le contrat initial débutera à sa date d’attribution et se poursuivra jusqu’au 31 mars 2028. Il sera possible de le prolonger d’un an à la fois pour une durée maximale de trois années supplémentaires. Au total, le contrat pourrait s’étendre jusqu’au 31 mars 2031.
La plupart des travaux préparatoires seront effectués à distance dans les locaux de l’entrepreneur, mais certains événements hybrides ou médiatiques peuvent nécessiter un soutien sur place aux bureaux principaux de l’ACFC, à l’adresse suivante :
Agence de la consommation en matière financière du Canada
427, avenue Laurier Ouest, 6e étage
Ottawa (Ontario)
K1R 1B9
Remarque : L’ACFC prévoit organiser au moins deux webinaires très médiatisés chaque année, en septembre et en mars. L’utilisation d’un studio d’enregistrement professionnel ou d’un soutien technique pourrait être nécessaire dans le cadre de ces événements, aux fins de production en direct, de rencontre avec les médias et de réalisation des livrables de postproduction.
2. Portée des travaux
L’entrepreneur est tenu de fournir un soutien pour divers événements virtuels et hybrides, comme des réunions d’une ou trois heures, des webinaires et des séances sur plusieurs jours. Le nombre de participants variera en fonction de l’événement. Sauf indication contraire de la part du responsable du projet, toutes les réunions et tous les entretiens se dérouleront à l’aide de Microsoft Teams.
Tous les services et livrables doivent être conformes à la Loi canadienne sur l’accessibilité, la Loi sur les langues officielles et la Loi sur la protection des renseignements personnels, et être fournis dans les deux langues officielles (l’anglais et le français).
2.1 Événements virtuels
L’entrepreneur doit fournir les services suivants pour les événements virtuels :
• Une réunion de coordination préalable à l’événement aura lieu dans le cadre du processus de planification de celui-ci. Le fournisseur sera informé au moins une (1) semaine à l’avance de cette réunion; l’équipe de projet ne demandera pas au fournisseur d’y assister à court terme.
• Plateforme de webdiffusion pouvant accueillir jusqu’à 5 000 participants en simultané
• Accessibilité sur ordinateur de bureau, appareil mobile et tablette; application mobile spécialisée facultative
• Conformité aux Règles pour l’accessibilité des contenus Web 2.0+
• Passage en temps réel entre l’anglais et le français
• Interprétation simultanée (flux audio parallèles et diffusion bilingue)
• Enregistrement vidéo haute définition ou 4K, fourni dans les 48 heures
• Période d’hébergement minimale de 30 jours pour les enregistrements (L’ACFC conserve les droits d’édition et de propriété.)
• Outils de mobilisation en direct : période de questions-réponses modérée, clavardage, sondages en direct, jeux-questionnaires, jeux, classements, nuages de mots, tableaux blancs, partage de documents
• Fonctionnalités de sondage post-événement (bilingues, hébergées par l’ACFC ou intégrées à la plateforme)
• Dispositions d’écran personnalisables pour l’événement; spécifications graphiques à transmettre à l’ACFC
• Soutien technique bilingue par clavardage, courriel ou téléphone pendant les événements en direct et jusqu’à 60 minutes après ces derniers
• Accès à toutes les données de l’événement dans des formats ouverts (XML, JSON); données chiffrées pendant le transfert (TLS 1.3+) et stockées au Canada
• Salle d’attente pour les conférenciers permettant d’effectuer des vérifications techniques au moins 90 minutes avant chaque événement
• Un essai par événement, environ une semaine avant (souplesse en fonction de la complexité)
• Réunion de compte rendu après l’événement
2.2 Services pour les événements hybrides
En plus de satisfaire à toutes les exigences relatives aux événements virtuels, les événements hybrides doivent inclure l’installation audiovisuelle et le personnel suivants sur place.
Équipement de base (exigences minimales) :
• Deux caméras haute définition 4K avec écrans, câbles et supports
• Ordinateurs portables pour les présentations bilingues (un en anglais et un en français)
• Cabine d’interprétation avec au moins 50 casques d’écoute sans fil
• Audio : microphones-boutonnières, microphones à main, consoles de mixage
• Vidéo : moniteurs, écrans de projection, moniteurs de confort
• Système d’éclairage adapté à une diffusion de qualité studio
• Plateformes surélevées, escaliers, jupes, tentures et poteaux
Personnel sur place :
• un gestionnaire de production
• deux opérateurs de caméras
• un technicien de webdiffusion
• un assistant vidéo
• représentants techniques pour l’installation et le démontage
2.3 Services complémentaires facultatifs (« à la carte »)
Tous les services facultatifs doivent être préapprouvés par écrit et avec une estimation des coûts. Ces services peuvent inclure :
• l’interprétation en American Sign Language (ASL) ou en langue des signes québécoise (LSQ);
• des répétitions techniques supplémentaires;
• la location de studios (région de la capitale nationale) pour les diffusions hybrides ou les enregistrements en direct;
• la location de matériel (audio, vidéo, mise en scène, ordinateurs portables, éclairage, cabines d’interprétation);
• le taux horaire de la main-d’œuvre (préproduction, montage, personnel de production sur place);
• le sous-titrage (en direct et en différé);
• la production de rapports et d’analyses.
2.4 Conférences de presse et soutien aux médias
À la demande de l’ACFC, l’entrepreneur doit soutenir les conférences de presse en direct ou hybrides. Les services comprennent les suivants :
• Une réunion de coordination préalable à l’événement aura lieu dans le cadre du processus de planification de celui-ci. Le fournisseur sera informé au moins une (1) semaine à l’avance de cette réunion; l’équipe de projet ne demandera pas au fournisseur d’y assister à court terme.
• Installation sur place ou à distance pour l’accès des médias (flux audio et vidéo)
• Configuration technique permettant aux journalistes de participer virtuellement ou en personne
• Salle d’attente virtuelle ou ligne d’information médiatique pour les porte-parole
• Distribution de documents de presse au moyen d’un lien numérique sécurisé ou pendant la séance
• Enregistrement et livraison sécurisée de la partie de la foire aux questions concernant les médias (le cas échéant)
• Conformité avec le protocole médiatique de l’ACFC
• Prestation bilingue et interprétation simultanée, y compris en ce qui concerne les périodes de questions
2.5 Balados et soutien à l’intégration des influenceurs
Afin de soutenir les stratégies de mobilisation numérique en constante évolution, l’entrepreneur peut être amené à fournir des services de production de balados et de contenu d’influenceurs, y compris ce qui suit :
• Une réunion de coordination préalable à l’événement aura lieu dans le cadre du processus de planification de celui-ci. Le fournisseur sera informé au moins une (1) semaine à l’avance de cette réunion; l’équipe de projet ne demandera pas au fournisseur d’y assister à court terme.
• Accès à un studio d’enregistrement professionnel de balados dans la région de la capitale nationale.
• Services d’ingénierie audio, de montage et de postproduction
• Coordination et modération des entrevues avec la commissaire de l’ACFC ou avec des experts invités
• Soutien dans le cadre des séances en direct ou préenregistrées avec des influenceurs et des créateurs de contenu en ligne
• Création de contenu optimisé pour une utilisation sur plusieurs canaux (extraits pour les médias sociaux, clips vidéo, audiogrammes)
• Soutien technique pour l’accueil d’influenceurs ou de personnalités médiatiques sur place ou virtuellement
• Tous les livrables doivent être conformes aux normes bilingues de l’ACFC et aux pratiques exemplaires du gouvernement du Canada en matière de communications numériques.
