Nous recevons beaucoup de questions sur l'importance des réunions préparatoires aux appels d'offres et sur la nécessité pour les fournisseurs de participer à ces réunions même si elles sont « optionnelles ». La réponse est évidente : Oui, vous devriez participer à ces réunions. Mais avant d'y aller, vous voudrez certainement le faire après avoir lu cet article.
Que signifie une réunion préalable à l'appel d'offres et pourquoi il est important de participer à cette réunion ?
Une réunion préparatoire à l'appel d'offres et pourquoi il est important de participer à cette réunion ? Elle est nécessaire pour les achats complexes et pour clarifier toute préoccupation concernant les composantes techniques et financières de l'offre. Ces réunions aident également les vendeurs à mieux comprendre l'étendue des travaux et les exigences qui peuvent être requises pour le travail.
Comment se préparer à une réunion préparatoire à l'appel d'offres ?
Si une réunion préparatoire à l'appel d'offres est organisée, il est généralement obligatoire de participer à cette réunion pour pouvoir soumissionner, aussi il convient de se renseigner sur l'heure et le lieu de cette réunion importante. Si le dossier d'appel d'offres est disponible, veillez à le lire attentivement et à préparer vos questions et commentaires. La participation à une réunion préparatoire à l'appel d'offres nécessite une inscription, vous devez donc vous assurer que vous êtes inscrit à toutes les réunions auxquelles vous prévoyez d'assister. En suivant attentivement les instructions, vous serez en mesure de vous inscrire correctement.
La réunion préparatoire à l'appel d'offres est l'occasion de rencontrer en personne l'équipe chargée de l'attribution du marché, et il n'est jamais trop tôt pour faire bonne impression. Il n'est jamais trop tôt pour faire bonne impression. Même une chose aussi simple que de s'asseoir au premier rang peut faire la différence. Ces réunions sont également un excellent moyen de nouer des contacts et de promouvoir votre entreprise ; préparez donc des documents tels que des brochures et des cartes de visite. C'est aussi l'occasion d'observer la concurrence et de voir à qui vous avez affaire afin de mieux positionner votre entreprise.
Ils sont généralement en ligne, mais certains peuvent nécessiter une visite en personne.
Avant la pandémie de Covid, les réunions préparatoires se déroulaient en personne. Cela réduisait le nombre d'intervenants potentiels, car il est plus difficile de se rendre à une réunion préparatoire qui n'a pas lieu dans sa région. Les réunions préparatoires en personne sont peut-être encore la norme pour certaines agences aujourd'hui, mais lorsque la pandémie a frappé, les agences gouvernementales ont été forcées d'apprendre de nouveaux systèmes qui garantissaient des protocoles de sécurité, et elles ont donc adopté des outils de vidéoconférence en ligne pour leurs réunions préparatoires aux appels d'offres. La pandémie n'est plus une menace, mais les agences gouvernementales continuent d'utiliser avec succès la vidéoconférence en ligne pour leurs réunions préparatoires aux appels d'offres lorsque cela est possible. Cela permet à un plus grand nombre de fournisseurs de répondre à leurs appels d'offres et facilite l'expansion de vos activités sur d'autres territoires. Vous pouvez trouver les documents relatifs aux appels d'offres passés et présents sur Merx. La lecture de ces documents vous aidera à vous familiariser avec les réunions préparatoires et vous indiquera où se tiendra la réunion préparatoire et si elle aura lieu en ligne ou en personne.
Que comprennent les réunions préparatoires ?
Parmi les protocoles courants des réunions préparatoires, citons une présentation du service des marchés publics de l'entité gouvernementale, des détails sur la portée de la proposition, les exigences des fournisseurs, des détails sur les aspects techniques importants du contrat et, enfin, la période de questions et réponses. N'oubliez pas que votre présence et votre participation à ces réunions préparatoires (en particulier la séance de questions-réponses) sont très importantes, car elles vous permettent de démontrer votre intérêt, vos compétences et votre professionnalisme au personnel qui attribuera le contrat.
Participez autant que possible
Ces réunions sont une excellente occasion de rencontrer l'équipe chargée des marchés publics et de présenter votre entreprise. Vous serez également en contact avec des prospects qui vous ressemblent, ce qui vous permettra d'établir un réseau. Tirez pleinement parti de ces réunions préparatoires, car elles vous apporteront une mine de connaissances sur le monde de la passation de marchés que vous n'auriez peut-être jamais connues autrement. Même si vous ne remportez pas le contrat, vous serez mieux armé pour rédiger une proposition d'appel d'offres gagnante la prochaine fois.
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