Demande de propositions (DP) pour Coordonnateur de productions d’événements.
Le Musée recherche des Propositions des entreprises/individus potentiels possédant une expérience gestion et coordination d’évènements pour la DP intitulée : ‘’Coordonnateur de productions d’événements au Musée canadien de l’histoire (CMH) à Gatineau, Québec et au Musée canadien de la guerre (MCG) à Ottawa, Ontario, Canada. Il s’agit d’un processus de Proposition à deux enveloppes (technique et financière) en une étape visant à sélectionner les Proposants ayant obtenu les notes globales les plus élevées qui peuvent ensuite être invités à négocier ou à conclure un Contrat avec le Musée.
L’entrepreneur sélectionné sera requis de fournir les services décrits dans les documents de la DP, incluant, mais sans s’y limiter, la discipline suivante :
1. Coordonnateur de productions d’événements
But
L’objectif de cette DP est de sélectionner un maximum de 6 coordonnateurs de productions d’événements sur une base contractuelle pour fournir les services « sur demande » pour une période de deux (2) ans à partir de la date d’octroi.
Un Proposant peut proposer plus d’un Coordonnateur de productions d’événements ou peut être le Coordonnateur de productions lui-même.
Si le Proposant retenu et le Musée jugent qu’une prolongation sera mutuellement profitable, ce Contrat pourrait être prolongé de trois (3) périodes d’une (1) année chacune avec les mêmes modalités. Se referrer aux documents d'approvisionnement pour plus de détails.
Description/objectif du Projet
L'équipe de production (coordonnateurs de production d'événements sous le Responsable de la production d’événement spéciaux) est responsable de l'organisation de tous les événements tant avec les clients internes qu’externes (clients commerciaux et partenaires). L’équipe de production participe à la réalisation des évènements, vise à satisfaire les besoins des clients et à assurer le bon déroulement des événements à un coût efficace. Elle maintient l’image de marque de la Société tout en démontrant une sensibilité face aux diversités culturelles.
La production des événements se fait sur un horaire 24/7 – 365 jours par année. Se reporter à l’énoncé des travaux ci-joint pour tous les détails.
Portée des Services
Le coordonnateur de production d’événement est affecté à chaque événement. Cette personne est chargée de coordonner les éléments techniques et logistiques de l'organisation d'un événement. Tous les membres de l'équipe ont une excellente connaissance des règlements, des rôles et des fonctions de chaque service, ainsi que de l'environnement de travail des Musées.
Le rôle du coordonnateur de production d'événement s’étend également à un gestionnaire de salles et un régisseur de plateau, selon la nature de l'activité.
Pour être considéré, les Propositions doivent être reçues, par l’intermédiaire du système de soumission par voie électronique de MERX, avant la date et l’heure de clôture indiquées dans l'annonce MERX. Pour tous les détails connexes, référer-vous aux Instructions aux Proposants.
Les renseignements fournis par les proposants seront évalués selon les critères établis dans la DP. Les facteurs d'évaluations utilisés auront trait aux réalisations antérieures et à l'expérience, ainsi qu'aux expertises techniques et de gestion.
Les exigences relatives à la sécurité sont identifiées dans les documents de la DP.
Ce marché est assujetti au Chapitre 5 de l’Accord de libre-échange canadien (ALEC).
Les firmes ou individus qui se considèrent qualifiées pour fournir ces services sont invitées à soumettre leurs propositions sur les formulaires qui sont disponibles via MERX ou bien tel qu’indiqué dans les documents d'approvisionnement.
Le musée se réserve le droit de négocier avec les proposants sur tout aspect du marché.
Les propositions pourraient être soumises dans l'une ou l'autre des langues officielles du Canada.
Les proposants pourraient obtenir le résultat du MERX une fois affiché.
