**la version française suit**
PLEASE READ THE FOLLOWING COMPLETELY AND CAREFULLY PAYING ATTENTION TO ALL REQUIREMENTS AND DATES.
CBC/Radio-Canada is seeking Proposals from industry in response to its Request for Proposals (“RFP”) for Advanced Transcription Services.
An Agreement resulting from this RFP may be for three (3) years with two (2) irrevocable option(s) to extend for one year period(s).
1. SUMMARY OF REQUIRED GOODS/SERVICES:
The key objective in issuing this Request for Proposals (“RFP”) is seeking formal Proposals for the supply and implementation of a no code advanced transcription solution that will enable automated creation of captions and subtitles for its audio and video content, with strong text editing capabilities, for production teams to correct or adapt the transcriptions when needed.
The service must use AI (artificial intelligence) to transcribe audio and video content in French (Canadian) and English (Canadian, US, UK), and provide an easy to use, intuitive UI (user interface) that allows text editing and formatting functionalities, to allow CBC/Radio-Canada to create high-quality captions and subtitles.
2. MANDATORY REQUIREMENTS:
This RFP contains the following mandatory requirements. Mandatory requirements are features that must be available at the time of a Proponents Submission. Proponents that are not compliant to these requirements will be disqualified.
2.1 The proposed solution shall be a software as a service solution (saas), accessible online via a subscription.
2.2 This request for proposal is NOT for human-made subtitling services. If your solution allows such services, it shall be disabled for all users.
2.3 As part of the evaluation the Proponent will be asked to provide a product presentation / demonstration as well as a Proof of Concept (POC).
2.4 User interface (UI) language: Web interfaces provided by the supplier shall be available in French or English, or both (bilingual).
2.5 The solution must include a rich and easy to use text editor that allows users to modify the transcribed outputs (texts).
2.6 Media must play in synch with its corresponding transcription.
2.7 Proponents solution shall support SSO (Single Sign On) SAML, OpenID Connect (OIDC) or LDAP.
2.8 The solution shall be able to transcribe media in French (Canadian/France) and English (US/UK) languages.
2.9 Once uploaded to your solution, media files should at least take no more than the total duration of the media (1:1 ratio) before being transcribed and made available to users to work with.
2.10 Transcriptions shall be exportable in a rich-text format, supported in popular text editing tools such as Microsoft Word or Google Docs.
2.11 The Proponent shall ensure Level 2 support of the solution for CBC/Radio-Canada's internal support teams and analysts for the duration of the agreement.
3. TO REQUEST THE RFP DOCUMENTATION
As CBC/Radio-Canada uses MERX (https://www.MERX4.MERX.com/cbc) to manage its solicitation process, all Proponents must obtain the RFP documents through MERX. If your Company is new to MERX then please visit www.merx.com and check out the “Offering” & “Pricing” header tabs to learn more.
- Determine your eligibility to participate based on the description/objective statement for the RFP and the mandatory requirements.
- To obtain the documents you must be registered with MERX. If you are not already registered, please follow the MERX Supplier User Guide link above and/or call 1-800-964-6379.
Please note that CBC/Radio-Canada is not responsible for the distribution of the documents.
Please note: All and any notices from MERX will be sent to the person registered with MERX on the Proponent’s behalf.
4. COMMUNICATION WITH CBC/RADIO-CANADA
Any contact with CBC/Radio-Canada at this stage of the RFP must be undertaken by e-mail only, which will be addressed to the CBC/Radio-Canada Representative for this RFP, whose coordinates appear below. All e-mails pertaining to this RFP must state the RFP reference number in the “Subject” of the e-mail.
CBC/Radio-Canada Representative:
Janice Prymak
Senior Manager, Supply Chain Management
Finance & Administration
CBC/Radio-Canada
E-mail: Janice.prymak@cbc.ca
5. RECEIPT OF PROPOSALS
Proposals must be received by CBC/Radio-Canada, via electronic submission to the MERX Website (www.MERX.com) no later than April 11, 2024, at 8:00:00 pm, Eastern Time.
The Proponent has the sole responsibility for the timely receipt of a Proposal by CBC/Radio-Canada. The Proponent cannot transfer such responsibility to CBC/Radio-Canada. The MERX clock shall be used to determine the time of receipt of the Proposal, whether the time indicated on such clock is accurate or not.
Partial Proposals, amendments or revisions which are received after the date and time for the RFP Submission Closing Date will not be accepted.
Note:
CBC/Radio-Canada retains the right to negotiate with Proponents on any procurement.
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VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT TOUT CE QUI SUIT EN PRÊTANT ATTENTION À TOUTES LES EXIGENCES ET DATES.
CBC/Radio-Canada invite les membres de l’industrie à répondre à sa demande de propositions (« DP ») relative à des services de transcription de pointe.
L’entente conclue à la suite de cette DP pourrait être d’une durée de trois (3) ans avec deux (2) options irrévocables de prolongation d’un (1) an.
1. SOMMAIRE DES BIENS ET SERVICES REQUIS
Le principal objectif de la présente DP est d’obtenir des propositions pour la fourniture et la mise en place d’une solution de transcription de pointe sans code qui permettra la création automatisée de sous-titres pour le contenu audio et vidéo, et comprenant de solides capacités d’édition de textes pour que les équipes de production puissent corriger ou adapter les transcriptions, au besoin.
Le service doit utiliser l’intelligence artificielle (IA) pour la transcription du contenu audio et vidéo en français (Canada) et en anglais (Canada, États-Unis, Royaume-Uni), et fournir une interface utilisateur intuitive et simple à utiliser comprenant des fonctions d’édition de texte et de mise en forme, de sorte que CBC/Radio-Canada puisse créer des sous-titres de grande qualité.
2. EXIGENCES OBLIGATOIRES
La présente DP comprend les exigences obligatoires suivantes. Les exigences obligatoires portent sur des caractéristiques qui doivent être offertes au moment où le soumissionnaire présente sa proposition. Les soumissionnaires qui ne se conforment pas à ces exigences verront leurs propositions rejetées.
2.1 La solution proposée doit être un logiciel-service (SaaS) accessible en ligne avec un abonnement.
2.2 La DP ne concerne PAS les services de sous-titrage fait par des personnes. Si votre solution offre de tels services, cette option doit être désactivée pour tous les utilisateurs.
2.3 Dans le cadre de l'évaluation, il sera demandé au soumissionnaire de fournir une présentation/démonstration du produit ainsi qu'une preuve de concept (POC).
2.4 Langue de l’interface utilisateur : les interfaces web du fournisseur doivent être disponibles en français ou en anglais, ou dans les deux langues (interface bilingue).
2.5 La solution doit comprendre un éditeur de texte enrichi facile à utiliser permettant aux utilisateurs de modifier les transcriptions créées (textes).
2.6 Le média diffusé doit être synchronisé à la transcription correspondante.
2.7 La solution du soumissionnaire doit prendre en charge l’authentification unique SAML, OpenID Connect (OIDC) ou LDAP.
2.8 La solution doit permettre la transcription de médias en français (Canada/France) et en anglais (États-Unis/Royaume-Uni).
2.9 Une fois téléversés dans votre solution, les fichiers médias doivent être transcrits et disponibles aux utilisateurs pour modification dans un délai ne dépassant pas la durée totale du média (ratio 1:1).
2.10 Les transcriptions doivent s’exporter au format RTF, pris en charge par les principaux outils d’édition de texte, comme Microsoft Word et Google Documents.
2.11 Le soumissionnaire doit fournir aux équipes et analystes internes de CBC/Radio-Canada un soutien de niveau 2 pour la solution pour toute la durée de l’entente.
3. DEMANDE DES DOCUMENTS DE LA DP
Tous les soumissionnaires doivent se procurer les documents de la DP par MERX (https://www.MERX4.MERX.com/cbc), le système utilisé par CBC/Radio-Canada pour la gestion des appels d’offres. Si votre entreprise est nouvelle sur MERX, veuillez visiter www.merx.com et consulter les onglets d’en-tête « Offre » et « Prix » pour en savoir plus.
- Déterminez votre admissibilité à la présente DP en fonction de la description/l’énoncé des objectifs et des exigences obligatoires.
- Pour obtenir les documents, vous devez vous inscrire auprès de MERX. Pour ce faire, veuillez suivre le lien du Guide du fournisseur MERX ci-dessus ou composer le 1 800 964-6379.
Veuillez noter que CBC/Radio-Canada n’est pas responsable de la distribution de ces documents.
Remarque : Tous les avis de MERX seront envoyés à la personne enregistrée auprès de MERX au nom du soumissionnaire.
4. COMMUNICATIONS AVEC CBC/RADIO-CANADA
Tout contact avec CBC/Radio-Canada à cette étape de la DP doit se faire par courriel seulement, adressé à la représentante de CBC/Radio-Canada pour cette DP, dont les coordonnées figurent ci-dessous. Tous les courriels se rapportant à la présente DP doivent comporter le numéro de référence de la DP dans la ligne de mention « Objet ».
Représentante de CBC/Radio-Canada :
Janice Prymak
Première cheffe, Gestion des approvisionnements
Finances et Administration
CBC/Radio-Canada
Courriel : janice.prymak@cbc.ca
5. RÉCEPTION DES PROPOSITIONS
Les propositions doivent être reçues par CBC/Radio-Canada, par voie électronique dans le site web de MERX (www.merx.com), au plus tard le 11 avril 2024 à 20 h (HE).
Le soumissionnaire est le seul responsable de la réception en temps voulu de sa proposition par CBC/Radio-Canada. Le soumissionnaire ne peut transférer cette responsabilité à CBC/Radio-Canada. L’horloge MERX sera utilisée pour indiquer l’heure de réception de la proposition, que l’heure indiquée sur cette horloge soit exacte ou non.
Les propositions partielles, ainsi que les modifications ou révisions s’y rapportant, qui parviennent à CBC/Radio-Canada après la date et l’heure de clôture de la DP ne seront pas acceptées.
Remarque :
CBC/Radio-Canada se réserve le droit de mener des négociations avec des fournisseurs pour tout contrat d’approvisionnement.
