Information de base

Numéro de référence

0000305555

Organisation émettrice

Banff International Research Station

Organisation propriétaire

Banff International Research Station

Type d’appel d’offres

DDP - Demande de proposition

Numéro d’appel d’offres

Titre

Banff International Research Station - BIRS Hybrid Conferencing System

Code d’identité d’origine

PP.CO.Alta..1495275.C3477176

Type d’accord

Appel d’offres ouvert (AOO)

Détails

Emplacement

Canada, Alberta, Banff-Jasper-Rocky Mountain House

Point de livraison

107 Tunnel Mountain Drive
Banff, Alberta
Canada T1L 1H5

Type d’achat

Une seule fois- Date de livraison:2026/04/17

Description

Overview
The Banff International Research Station (BIRS) is seeking proposals from qualified vendors to replace an existing lecture capture and remote participation system for hybrid scientific workshops. The goal is a single, cohesive solution similar to Zoom Rooms, but tailored to BIRS' specific requirements.

Purpose
Deliver seamless, high-quality hybrid workshops from a 42-seat lecture theatre in Banff, where in-person and remote participants can fully engage as equals. The system should allow attendees to:

Present and watch lectures
Ask questions and interact freely
Remain simple for staff and presenters to operate
Be dependable in daily use
Adapt to diverse presentation formats

Key Requirements

Professional-level audio and video for presenters and audience
Clear bi-directional interaction between on-site and remote participants
Presenter and audience facing displays for remote participant feedback
Camera tracking system with zone-awareness (especially for blackboard lectures)
Touch-panel based interface for simple control
Cloud-based recording system with open digital formats
API support for future BIRS service integration

Unique Challenge
A significant percentage of lectures (10-20%) consist of abstract mathematics written on blackboards during the lecture, requiring intelligent camera tracking that shows context (whole bla

Installation Windows:
Installation is scheduled for weekends only. Vendors must select one, two, or all three of the following installation weekends:
• April 17-19, 2026 (Friday-Sunday)
• April 24-26, 2026 (Friday-Sunday)
• May 1-3, 2026 (Friday-Sunday)ckboard zones) rather than just following the speaker.

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Dates

Publication

2025-11-27 16h18:08 HNR

Échéance de la réception des questions

2026-01-09 14h00:00 HNR

Date de fermeture

2026-01-17 14h00:00 HNR

Information du contact

Vincent Ohprecio

604-813-3327

vincent@birs.ca

Processus de soumission

Type de soumission

Soumission électronique

Fixation des prix

Somme forfaitaire

Liste de documents de la soumission

Nom de l’item	Description	Obligatoire	Limité à un fichier
Bid Documents	Documents defining the proposal	Non	Non
Aucune entrée

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