Information de base

Numéro de référence

0000306670

Organisation émettrice

CEDEC

Organisation propriétaire

Not-for-Profit/OBNL

Type d’appel d’offres

DDP - Demande de proposition (Formel)

Numéro d’appel d’offres

RFP20251107

Titre

Entrepreneur indépendant en événements et logistique

Code d’identité d’origine

PP.CO.QC.864485.C87422

Détails

Emplacement

Canada, Québec, Montérégie

Point de livraison

contracts-contrats@cedec.ca

Description

DEMANDE DE PROPOSITIONS :

Date d’émission : Le 7 novembre 2025
Date limite pour les questions : Le 12 novembre 2025

Date et heure de clôture : Le 14 novembre 2025
Envoyez votre proposition à : contracts-contrats@cedec.ca

Durée du contrat : Du 24 novembre 2025 au 30 mars 2026

La Corporation d’employabilité et de développement économique communautaire (CEDEC) est l’organisme financé par le gouvernement fédéral et désigné par celui-ci comme organisme responsable du développement économique et développement du marché du travail de la communauté de langue officielle en situation minoritaire du Québec (CLOSMQ).

La CEDEC renforce la participation des anglophones et de la CLOSMQ au développement économique du Québec, tout en abordant les disparités économiques et sur le marché du travail au sein de la communauté. Plus précisément, le développement économique génère des avantages économiques tangibles et des retombées pour les anglophones, les entreprises commerciales, les entreprises à vocation et les communautés qui, toutes ensemble, participent à la vitalité de la CLOSMQ et de la société québécoise dans son ensemble.

La CEDEC est à la recherche d’un fournisseur de services professionnels pour lui fournir des services de conception d’événements, de coordination et de soutien logistique pour un atelier de deux jours les 16 et 17 février 2026. Les services professionnels et technologiques requis comprennent : a) assistance à la conception de l’événement; b) communication efficace et accompagnement de tous les participants à l’atelier, y compris l’inscription à l’atelier, l’hébergement à l’hôtel, les préparatifs de voyage, le besoin d’interprétation simultanée, les exigences en matière d’accessibilité et l’élaboration d’un horaire personnalisé pour les participants; c) inscription le jour de l’événement, distribution de matériel le jour de l’événement, gestion du bureau d’aide et de la circulation; d) soutien après l’événement, y compris la facilitation des sondages, la préparation et la distribution de remerciements, la participation aux réunions de bilan de l’événement et aux évaluations de l’événement, ainsi que le remboursement de tous les participants.

Cette demande de propositions (DP) contient des détails et des échéanciers précis et elle devrait être examinée attentivement avant de présenter une proposition. Chaque proposition doit couvrir tous les besoins de service décrits dans la DP. Les propositions incomplètes ou tardives ne seront pas prises en considération.

ÉNONCÉ DES BESOINS EN SERVICES PROFESSIONNELS
La CEDEC organisera un atelier de deux jours les 16 et 17 février 2026. Cet atelier réunira cent participants : des dirigeants communautaires, des dirigeants d’entreprises commerciales, des dirigeants d’entreprises à vocation sociale, des représentants gouvernementaux et des représentants de la société civile pour valider des possibilités prometteuses de développement économique. L’atelier sera structuré par des séances plénières et des séances en petits groupes afin que les participants puissent discuter, valider et déterminer les prochaines étapes à suivre pour tirer pleinement parti de ces possibilités.

ÉNONCÉ DES TRAVAUX
La CEDEC recherche un entrepreneur indépendant en événements et logistique pour fournir la conception de l’événement, la coordination, la communication et l’accompagnement des participants. L’entrepreneur indépendant en événements et logistique est tenu de s’assurer que sa proposition répond à toutes les exigences énoncées ci-dessous. En collaboration avec la CEDEC, il fournira les services professionnels suivants :

1. AVANT L’ÉVÉNEMENT
Gérer la liste des participants éventuels et effectifs et la mettre à jour quotidiennement.

Fournir des services de communication et d’accompagnement individuels continus
- Agir en tant que personne-ressource principale tout au long du déroulement de l’événement, du début (inscription) à la fin (paiements reçus).
- Tout le soutien sera fourni conformément aux politiques et procédures de la CEDEC.

L’entrepreneur événementiel et logistique, plus précisément :
- Gérera l’inscription à l’atelier et fournira une mise à jour quotidienne sur la participation à l’atelier, les acceptations, les refus et les absences de réponse.
  - Gérera la plateforme de l’inscription à l’événement.
  - Assurera l’inscription à l’hôtel, confirmera l’hébergement et les besoins nutritionnels.
  - Tiendra la CEDEC informée de la réduction progressive du bloc de chambres réservées à l’hôtel.
  - Facilitera les préparatifs de voyage, si nécessaire.
  - Facilitera le déplacement des participants vers l’hôtel en recommandant un taxi, Uber, un autobus, un service de R.E.M. ou en aidant les participants à savoir où se stationner.
- Déterminera les besoins en interprétation simultanée des participants, en veillant à ce que l’équipement nécessaire soit mis à leur disposition à leur arrivée et sur place pour l’atelier.
- Identifiera tout problème d’accessibilité que pourraient rencontrer les participants et le résoudra.
- Fournira à chaque participant un horaire ou un itinéraire personnalisé pour l’atelier, incluant les séances en petits groupes auxquelles les participants assisteront.
- Gérera les communications avec les participants en ce qui a trait à l’événement, c’est-à-dire tous les courriels et la distribution de tous les produits de communication et les rappels.
- Gardera un registre de l’arrivée et du départ des participants à des fins comptables.

1. JOUR DE L’ÉVÉNEMENT : Bureau d’inscription/Bureau d’aide/Gestion des participants
Assurer une permanence et coordonner l’inscription aux ateliers sur place et le bureau d’aide avant et pendant l’événement, en collaboration avec 1 à 2 membres de l’équipe de la CEDEC.
Assurer la circulation et l’orientation avant l’événement et le jour de l’événement de l’atelier.
Être le coordonnateur du script de l’événement, en veillant au déclenchement de la production, à la coordination et à la gestion du temps.
Résoudre tous les problèmes des participants à l’atelier qui surviennent pendant l’atelier.
Assurer le maintien d’un contact continu avec les participants tout au long de l’événement pour garantir une expérience positive lors de l’atelier.

1. JOUR APRÈS L’ÉVÉNEMENT
Répondre à toutes les questions que les participants pourraient avoir à la suite de l’événement.
S’assurer de fournir une liste finale des participants à la CEDEC pour la distribution des remerciements.
Faciliter la participation des participants à l’enquête après l’événement.
Contribuer aux rencontres de débreffage de l’événement et aux rapports d’évaluation de l’événement.
Assister aux rencontres après l’événement, au besoin.

EXPÉRIENCE ET QUALIFICATIONS REQUISES
Les propositions doivent démontrer les qualifications et l’expérience d’un promoteur dans la fourniture de la gestion d’événements et de la logistique de bout en bout et la coordination des services mentionnés ci-dessus Plus particulièrement :

Expérience en assistance et conception d’événements publics en présentiel et hybrides.
Expertise en gestion d’appels et de signaux
- Connaître l’exécution des scripts et de la coordination des indications pour les conférenciers, les interprètes et les médias.
Configuration et démontage de l’événement.
- Compétent et expérimenté dans la coordination de la mise en place, de l’exploitation et du démontage d’événements publics.
Résolution de problèmes et dépannage des participants.
- Capacité d’anticiper et de répondre aux préoccupations et aux problèmes des participants en temps opportun.
Conformité en matière d’accessibilité.
- Facilitation de l’accessibilité pour tous les participants.
Compétences supérieures en communication interpersonnelle, souci du détail, gestion du temps, leadership et coordination d’équipe, et adaptabilité sous pression.

EXIGENCES DE LA PROPOSITION
Les propositions doivent contenir les éléments suivants :

Une lettre de présentation résumant votre proposition, votre expertise, votre expérience et, plus important encore, les raisons pour lesquelles la CEDEC devrait vous choisir comme fournisseur privilégié.

Un curriculum vitae professionnel ou un profil d’entreprise démontrant que vous avez les qualifications et l’expérience nécessaires pour répondre pleinement aux exigences de cette demande de propositions.

Une proposition concurrentielle qui reflète la valeur maximale pour l’investissement de la CEDEC.
- Toutes les dépenses associées à ces travaux sont à la charge de l’entrepreneur ou l’entrepreneuse et doivent être reflétées dans les honoraires professionnels indiqués.

Trois exemples d’événements antérieurs et similaires, en particulier la conception et la livraison d’événements en anglais et en français, sur place et hybrides.

Trois références de clients antérieurs.

Les propositions doivent être envoyées par courriel à l’adresse suivante : contracts-contrats@cedec.ca. Toutes les propositions doivent porter la mention DP : Planification d’événement pour l’atelier du rapport phare dans le champ de l’objet, être complètes selon les exigences de la présente DP et reçues avant la date de clôture établie (voir ci-haut).

LES PROCHAINES ÉTAPES
La CEDEC peut prendre en considération une ou plusieurs propositions et effectuer des entrevues de suivi. Tous les candidats qui ont répondu à cette DP seront informés de l’état de leur proposition après la date de clôture.

Les questions concernant cette DP sont les bienvenues. Toutes les questions doivent être reçues au plus tard à la fermeture des bureaux le 12 novembre 2025 et doivent être envoyées par courriel à contracts-contrats@cedec.ca Veuillez mettre DP : Planification d’événement pour l’atelier du rapport phare dans la ligne d’objet de toutes les demandes.

Cette demande de propositions a été rédigée par la Corporation d’employabilité et de développement économique communautaire (CEDEC). La CEDEC considère que le matériel contenu dans la présente DP est exclusif et confidentiel. Le contenu de cette DP doit être traité de manière confidentielle par les destinataires et utilisé uniquement pour préparer une proposition devant être étudiée par la CEDEC.

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Dates

Publication

2025-11-07 09h04:14 HNE

Intention de soumissionner

Non disponible

Échéance de la réception des questions

2025-11-12 12h00:00 HNE

Questions sont soumises en ligne

Non

Date de fermeture

2025-11-14 17h00:00 HNE

Processus de soumission

Type de soumission

Soumission électronique

Fixation des prix

Somme forfaitaire

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