ANNEXE A – ÉNONCÉ DES BESOINS
Énoncé des besoins
Locations à Okinawa, Japon – 30 septembre 2022 au 7 novembre 2022
1.0 CONTEXTE
1.1 Le ministère de la Défense nationale (MDN) opérera à Okinawa, au Japon, du 30 septembre 2022 au 7 novembre 2022. Cinquante (50) personnes auront besoin de voitures de location pour une période de trente-huit (38) jours.
2.0 OBJECTIF
2.1 Les Forces armées canadiennes (FAC) doivent louer des véhicules, sans conducteur, lors d’opérations de vol à Okinawa, au Japon, du 30 septembre 2022 au 7 novembre 2022.
3.0 TÂCHES/EXIGENCES
Louer les types de véhicules suivants :
Cinq (5) berlines pleine grandeur, onze (11) fourgonnettes de tourisme et trois (3) camions. Les véhicules doivent avoir quatre (4) portières et une capacité de transport de cinq (5) personnes et leurs bagages (au moins deux [2] bagages de 20 kg par personne).
3.2 Les tâches susmentionnées (le cas échéant) doivent être exécutées conformément aux exigences techniques détaillées ici; les exigences qui DOIVENT être satisfaites pour chacun des véhicules sont :
Être en bon état, propre, satisfaisant sur le plan mécanique, entretenu et avoir subi une inspection routière avant la livraison.
Ne pas avoir plus de quatre ans et ne pas totaliser plus de 75 000 kilomètres.
Être doté d’un système de climatisation en bon état de fonctionnement.
Être doté d’une servodirection.
Avoir une transmission automatique.
Avoir des pneus neufs ou dans un état presque neuf, offrant au moins 75 % ou plus de bande de roulement restante.
Avoir un pneu de secours neuf ou dans un état presque neuf, monté sur une jante (compatible avec le véhicule), offrant au moins 75 % ou plus de bande de roulement restante, accompagné des outils d’origine du fabricant fournis aux fins d’installation.
Le service de location doit inclure un système GPS dont le logiciel doit être à jour (c’est-à-dire qu’il doit avoir été mis à jour au cours des douze [12] derniers mois).
Les spécifications susmentionnées constituent les exigences minimales. L’entrepreneur peut proposer d’autres solutions supérieures à ces dernières.
Les exigences en matière d’assurance qui doivent être satisfaites pour chaque véhicule fourni comprennent :
Une assurance définie en tant qu’assurance collision sans franchise (ACSF) doit être fournie à taux fixe, et être détaillée séparément à l’annexe B. Les autres assurances, comme les assurances individuelles contre les accidents, les assurances contre les blessures corporelles, les assurances contre les dommages matériels, les assurances contre le vol et les assurances responsabilités, seront la responsabilité des militaires. Les militaires seront les seuls responsables des incidents découlant de l’état d’ivresse d’un conducteur ou du retrait d’articles du véhicule qui ne résulte pas d’un vol.
Une couverture minimale pour la responsabilité civile et les dommages matériels (RC/DM) d’un million de dollars (1 000 000 $).
3.5 Emplacement de la livraison et du retour :
Groupe
Exigence
Information de livraison
Information de retour
405 Esc
Cinq (5) berlines
Onze (11) fourgonnettes de tourisme
Trois (3) camions
30 septembre 2022 – Base aérienne de Kadena
7 novembre 2022 – Base aérienne de Kadena
Le processus de livraison et d’inspection des véhicules doit être effectué conformément à ce qui suit :
Au moment de la livraison du véhicule offert, tout dommage ou problème doit être consigné sur la fiche d’inspection des véhicules. Le point de contact des FAC n’acceptera pas un véhicule qui n’est pas en bon état.
Le point de contact des FAC se réserve le droit de modifier la fiche d’inspection des véhicules pour tout problème latent,
défaut ou dommage caché dans les dix (10) jours suivant la livraison. Toute modification faite à la fiche d’inspection des véhicules sera transmise à l’entrepreneur dans un délai de vingt-quatre (24) heures.
L’entrepreneur s’engage à réparer sans délai tout véhicule trouvé avec des problèmes latents, des défauts
ou des dommages cachés à la demande du point de contact des FAC. Aucun frais supplémentaire ne doit être engagé par les FAC pendant le remplacement ou la réparation du véhicule, puisqu’il incombe entièrement à l’entrepreneur de fournir des véhicules en parfait état.
Le point de contact des FAC et l’entrepreneur doivent signer des copies de la fiche d’inspection des véhicules qui doivent être conservées pour être utilisées lors du retour des véhicules à la résiliation ou à l’achèvement du contrat.
3.7 Les procédures d’acceptation des véhicules doivent être exécutées conformément aux dispositions décrites ci-dessous :
Au moment de la livraison des véhicules, si un véhicule est défectueux ou s’il n’est pas conforme aux exigences du présent EOB, le point de contact des FAC doit avoir le droit de refuser le véhicule ou d’exiger son remplacement dans un délai de vingt-quatre (24) heures.
La décision d’accepter ou de rejeter le véhicule sera prise aussi rapidement que possible.
3.8 Les procédures de retour des véhicules doivent être exécutées conformément aux exigences suivantes :
Le point de contact des FAC et l’entrepreneur notent tout dommage aux véhicules ou tout problème avec les véhicules qui n’est pas indiqué sur la fiche d’inspection d’origine.
Aux fins de dédommagement, les FAC doivent uniquement tenir compte des dommages ou des problèmes avec les véhicules qui ne coïncident pas avec le contenu de la fiche d’inspection d’origine.
L’entrepreneur doit fournir une estimation écrite des réparations applicables à un véhicule à la suite d’une négligence des FAC dans les douze (12) heures qui suivent le retour du véhicule endommagé.
Les pertes, les dommages et les réparations des véhicules doivent être traités conformément à ce qui suit :
Les FAC ne sont PAS responsables des pertes ou dommages découlant d’une usure normale. Les FAC déclinent toute responsabilité quant au coût des réparations rendues nécessaires à la suite de défaillances ou de pannes des véhicules de location découlant de l’usure normale. Voici quelques exemples d’usure normale pour lesquels les FAC n’autoriseront pas la réparation :
Crevaison survenue sur des routes pavées ou en gravier;
Fatigue du métal (c.-à-d. bris de soudures, de ressorts, de charnières, etc.);
Remplacement des phares, essuie-glaces, etc.;
Les réparations de dommages mineurs non attribuables à la négligence (c.-à-d. impacts dans le pare-brise ou petites bosses sur les portières ou sur la carrosserie) ne doivent pas être autorisées.
Il est expressément convenu et entendu que les FAC sont UNIQUEMENT responsables des pertes, des dommages et des réparations aux véhicules fournis dans le cadre du contrat pendant la période de location et qui ont été causés par la négligence ou l’insouciance des employés ou des agents du gouvernement du Canada qui ne sont pas couverts par une assurance exhaustive.
Dans les cas de pertes, de dommages et de réparations qui tombent sous la responsabilité des FAC et qui ne sont pas couverts par une assurance exhaustive, les FAC ont le droit de faire établir par un tiers un devis des réparations à effectuer pour valider le devis de l’entrepreneur. Une fois le coût des réparations fixé, les FAC attribueront un contrat de réparation distinct en vertu duquel l’entrepreneur facturera les FAC pour les réparations conformément au nouveau contrat régissant les réparations.
Les réparations et l’entretien doivent être exécutés dans le respect des conditions suivantes :
Les véhicules doivent être entretenus afin de les protéger contre l’usure normale.
L’entrepreneur doit ramasser les véhicules inutilisables dans les douze (12) heures et livrer les véhicules réparés dans les douze (12) heures qui suivent. Dans le cas où un véhicule ne peut être réparé dans le délai prévu, l’entrepreneur doit fournir un véhicule de remplacement. Le véhicule doit avoir les mêmes dimensions et être de la même catégorie que le véhicule initial ou mieux. Si le véhicule de remplacement doit être réparé, l’entrepreneur doit fournir un nouveau véhicule dans les vingt-quatre (24) heures sans facturer au Canada le temps requis pour fournir ce second véhicule de remplacement jusqu’à ce qu’il ait été livré et inspecté par le point de contact des FAC.
Les exigences concernant le traitement des contraventions sont les suivantes :
L’ensemble du personnel des FAC doit régler, dans les délais prévus, les amendes de stationnement ou les contraventions pour infraction à la circulation délivrées pendant la période de location.
Si des contraventions n’ont pas été payées, l’entrepreneur facturera au point de contact des FAC les contraventions pour infraction à la circulation reçues suite à des offenses faites par les FAC ou son personnel pendant l’utilisation du véhicule de location (p. ex. contraventions pour excès de vitesse, contraventions de stationnement). Des frais de traitement administratif doivent s’appliquer.
CONTRAINTES
L’entrepreneur sera informé quarante-huit (48) heures à l’avance au cas où les services requis devraient être annulés.
Les véhicules doivent pouvoir être conduits par plusieurs personnes.
Dans des circonstances normales, tous les documents administratifs doivent être remplis par l’entrepreneur avant que le personnel des FAC n’arrive sur place pour accélérer le plus possible la prise en charge du véhicule.
Le personnel des FAC de 21 à 24 ans sera autorisé à conduire un véhicule de location tant que ses déplacements se font dans le cadre d’activités militaires ou gouvernementales canadiennes autorisées. Une surcharge sera autorisée tel qu’il est précisé à l’annexe B – Base de paiement.
5.0 RESPONSABILITÉS
Responsabilités de l’entrepreneur
L’entrepreneur doit fournir des véhicules dont le niveau de carburant dans le réservoir est d’au moins un quart (¼) au moment de la prise en charge, et il doit accepter que le véhicule soit rendu avec la même quantité de carburant dans le réservoir qu’au moment de la prise en charge.
L’entrepreneur doit désigner un point de contact local et fournir le numéro de téléphone d’un représentant pour répondre aux demandes des FAC 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Par « point de contact local », on entend une personne résidant près d’Okinawa, près de l’endroit où l’on loue les véhicules. Ce point de contact doit pouvoir établir une liaison avec celui des FAC sur place, et doit veiller à ce que tout problème puisse être résolu rapidement.
L’entrepreneur doit s’assurer que toute la documentation, y compris le contrat d’assurance, pour permettre plusieurs conducteurs par véhicule, soit préparée et fournie aux FAC sans frais supplémentaires. Cette documentation sera fournie au point de contact des FAC au moment de la prise en charge du véhicule.
Responsabilités des FAC
Les FAC fourniront le carburant des véhicules pendant leur utilisation.
Les FAC s’assureront que tous les véhicules sont remis avec la même quantité et le même type de carburant (diesel ou essence) qu’au moment de la prise en charge.
Les FAC communiqueront avec la police pour déposer et obtenir un rapport de police en cas de pertes, de dommages et de réparations concernant le véhicule. Le rapport de police établira la responsabilité associée aux dommages pour l’assurance.
6.0 PRODUITS LIVRABLES
6.1 L’entrepreneur doit fournir les éléments livrables ci-dessous, conformément au présent énoncé des exigences et sur demande.
Louer les types de véhicules suivants :
Cinq (5) berlines pleine grandeur
Onze (11) fourgonnettes de tourisme
Trois (3) camions avec attelage de remorque
Faciliter le traitement des contraventions pour infraction à la circulation en s’assurant que le point de contact des FAC obtient les renseignements nécessaires aussi rapidement que possible. Veiller à ce que tous les renseignements relatifs au véhicule de location concerné par l’infraction soient fournis (c.-à-d. le type de véhicule, le numéro d’inventaire, les dates de livraison et de retour).
7.0
BRIS MÉCANIQUE
7.1 En cas de bris mécanique d’un véhicule de location, le véhicule doit être rapidement remplacé par un véhicule similaire. Si le véhicule de location ne peut pas être remplacé par un véhicule similaire, l’entrepreneur doit fournir, au même tarif que celui du véhicule de location en panne, un véhicule de la catégorie immédiatement supérieure ou un véhicule similaire d’une autre agence de location, au même tarif que celui du véhicule de location en panne.
