TITRE
Services professionnels d’huissiers de justice du Québec pour le bureau régional du Québec, pour le ministère de la Justice du Canada (MJ), situé à Montréal, au complexe Guy A. Favreau, 200 boulevard René-Lévesque Ouest.
PORTÉE
Le bureau régional du Québec (BRQ) du MJ a besoin de services de signification pour ramasser, trier et remettre des documents juridiques, pour signifier des personnes, des représentants juridiques et/ou des sociétés ainsi que pour déposer différents types de documents juridiques aux cours et aux tribunaux de la province du Québec, à tous les jours (heures fixes) et au besoin (ad hoc). Les demandes proviennent principalement de la Cour canadienne de l’impôt, des tribunaux fédéraux, des tribunaux provinciaux (Québec) et de la Commission de l'immigration et du statut de réfugié.
Les documents juridiques à signifier peuvent comprendre notamment des réponses, des déclarations, des défenses, des listes/affidavits de documents, des dossiers de demande, des avis de comparution, des sommations, des affidavits, des assignations et d’autres documents de la cour.
Tous les services fournis doivent être conformes aux règles de procédures applicables.
Un important volume de documents juridiques et documents de la cour qui doivent être signifiés et/ou déposés devrait varier en taille et en nombre en plus d’un volume assez considérable d’urgence. Dans le cas d’un utilisateur à volume élevé, il peut y avoir au delà de quarante (40) documents à traiter dans une même journée (la plupart devant être signifiés au même endroit et au même moment). Par conséquent, le soumissionnaire devra donc s’assurer qu’il pourra répondre adéquatement aux demandes pour tout le BRQ dans les délais prescrits.
TÂCHES/SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES
L’entrepreneur doit signifier les actes de procédures émanant de tout tribunal, mettre à exécution les décisions de justice ayant force exécutoire et d'exercer toute autre fonction qui est dévolue à l'huissier en vertu de la loi ou par un tribunal.
Dans le cadre d’un litige, le bureau régional du Québec pourrait devoir prodiguer des conseils juridiques à une partie et signifier cette partie (qu’il s’agisse d’une personne, d’un représentant légal ou d’une société) des documents juridiques et de déposer ces documents à une cour ou à un tribunal. Conséquemment, le bureau régional du Québec du MJ a besoin des services d’huissier, capable d’offrir un service rapide, afin de traiter les demandes urgentes, assez fréquentes, pour le ramassage, le tri, la signification et le dépôt de divers types de documents juridiques dans la province du Québec et dans la grande région de Montréal (incluant la Montérégie, Lanaudière et les Laurentides), conformément à la législation applicable et aux règles de procédure dans la région où les services sont fournis.
Trois (3) types de services quotidiens sont demandés par le MJ à l’entrepreneur : « Ramassages à heures fixes »; « Signification en lot pour les tribunaux et signification au demandeur »; et « Ramassages au besoin (ad hoc) » - Service urgent.
L’entrepreneur doit ramasser, trier, signifier, distribuer et déposer les documents juridiques chaque jour.
Les lieux de ramassage sont les suivants : 200, Blvd. René-Lévesque Ouest, Montréal (Québec) H2Z 1X4, pour la Direction du droit réglementaire située au 5e étage, la Direction des affaires fiscales située au 7e étage, la Direction du droit commercial située au 5e étage, la Direction de l’immigration située au 9e étage et la Salle du courrier située au 5e étage.
Il y aura trois (3)
ramassages quotidiens à heures fixes, soit à 10h00, à 14h00, et à 16h00 du lundi au vendredi (pas les fins de semaine et ni les congés fériés).
Il existe deux (2) niveaux de service pour les ramassages quotidiens à heures fixes : même journée et journée suivante.
« Signification en lot à la cour et signification au demandeur » – Ramassage quotidien à une heure fixe
L’entrepreneur doit ramasser les documents chaque jour à 16 h 30, puis les trier et les signifier en lot dans les cours puis aux demandeurs, soit individuellement ou en lot, si au même moment et à la même adresse, et retourner les documents juridiques dans les trois (3) jours ouvrables suivants.
Lorsque les services doivent être fournis en lot avec un service individuel subséquent au demandeur, l’entrepreneur (conjointement avec le MJ) doit créer un système de numérotation ou de suivi afin de lier le service au tribunal à chaque demandeur.
« Ramassages quotidiens au besoin (ad hoc) » - Service urgent
L’entrepreneur doit ramasser, trier, signifier, distribuer et déposer les documents juridiques au besoin pour les besoins urgents.
CLASSEMENT ET METHODE POUR LES OFFRES A COMMANDES MULTIPLES - PRINCIPE DU DROIT DE PREMIER REFUS :
Selon les procédures pour les commandes subséquentes, lorsqu'un bien est défini, l'utilisateur désigné doit contacter l'offrant qui est classé au premier rang pour savoir s'il peut répondre au besoin. Si l'offrant qui est classé au premier rang peut répondre au besoin, une commande subséquente sera passée suite à son offre à commandes. S'il ne peut pas répondre au besoin, l'utilisateur désigné contactera l'offrant qui est classé au deuxième rang. L'utilisateur désigné reprendra ce processus jusqu'à ce qu'un offrant confirme qu'il peut répondre au besoin de la commande subséquente. Autrement dit, les commandes subséquentes sont passées en fonction du principe du « droit de premier refus ». Lorsque l'offrant qui est classé au premier rang ne peut répondre au besoin, l'utilisateur désigné doit bien documenter son dossier. Si aucun entrepreneur n'est en mesure de le faire, le Ministère de la Justice se réserve le droit de faire exécuter les services requis autrement. Un entrepreneur peut informer, par écrit, le responsable du projet
et l'autorité contractante qu'il n'est pas en mesure d'exécuter les services en raison d'engagements antérieurs.
Dans ce cas, aucune commande subséquente à l’OC ne lui sera envoyée jusqu'à ce qu'il informe, par écrit, le responsable du projet et l'autorité contractante qu'il est en mesure d'exécuter des tâches supplémentaires.
Tous les services demandés seront sur demande seulement, au fur et à mesure des besoins.
FINANCEMENT MAXIMAL
Période initiale de la date d’octroi du contrat au 31 décembre 2015 (budget maximal 300,000 $ incluant les taxes applicables).
Option 1 : 1 janvier 2016, au 31 décembre 2016
(budget maximal 300,000 $
incluant les taxes applicables) ; Option 2 : 1 janvier 2017, au 31 décembre 2017 (budget maximal 300,000 $ incluant les taxes applicables) ; Option 3 : 1 janvier 2018, au 31 décembre 2018, 2018 (budget maximal 300,000 $ incluant les taxes applicables) ; Option 4 : 1 janvier 2019, au 31 décembre 2019 (budget maximal 300,00 $ incluant les taxes applicables).
