AGRICULTURE INVENTORY FINANCING AND AUDIT SOFTWARE
About Farm Credit Canada
FCC is proud to be 100% invested in Canadian agriculture and food. Our employees are committed to the long-standing success of those who produce and process Canadian food. FCC provides flexible financing and capital solutions, while creating value through data, knowledge, relationships and expertise. FCC offers a complement of financial and non-financial products and services designed to support the complex and evolving needs of the industry. As a commercial Crown corporation, FCC is a stable partner that reinvests profits back into the industry and communities it serves. For more information, visit fcc.ca.
RFP Contact
Lisa Achtemichuk
Vendor Relationship Manager
Farm Credit Canada (FCC)
1800 Hamilton Street, P.O. Box 4320
Regina, SK S4P 4L3
itprocurement@fcc.ca
RFP Scope
FCC currently utilizes a third-party platform to administer its Inventory Financing (IF) program as this capability does not exist in our current technical solution stack. The solution is used to store key information to help administer the program and manage over 50 dealer partners across Canada which includes financial transactions, disbursements, monitoring dealer interest rates, and credit utilization integration.
Additionally, FCC currently leverages a manual inventory audit and validation process through a separate third-party provider. Audits are an important measure in place to ensure dealers are complying with the IF guidelines which ensures FCC’s security is accurately documented and located at the appropriate site indicated by the dealer. A manual onsite audit is conducted with a data file and any associated documents being sent to FCC for review, reconciliation, and follow-up where needed. There is no integration between the third-party audit tracking solution and FCC’s IF platform. Currently the process can require significant travel time between locations which has a negative carbon footprint and increases costs to FCC.
FCC’s preference is for one Proponent to provide a software platform to administer the Inventory Financing program and offer an audit function that will allow FCC to achieve the business needs stated below. However, FCC reserves the right to award the RFP scope of service to one or multiple vendors to ensure the success of the third-party software function and the administration of the audit program with little to no manual intervention required.
More details of scope included in the RFP document.
RFP Particulars
- All conditions for Proponent participation are included in the RFP documents.
- Duration of Contract: Up to 5 years.
- Options: Up to 5 additional years.
- Estimated Quantity of Goods or Services: Not applicable.
- Timeframe of Delivery of Goods or Services: Not applicable.
RFP Schedule
- RFP Release Date: July 2, 2025
- Proponent Questions Accepted Until: July 15th, 2025 at 2:00 PM*
- FCC Response to Proponent Questions Delivered Before: July 22, 2025 at 5:00PM*
- RFP Closing Date/Time: August 1, 2025 at 2:00PM*
NOTE: All times are CST – Saskatchewan. The above dates are subject to change at the sole discretion of FCC. Any changes to the RFP Schedule will be communicated to all Proponents via amendment on MERX.
RFP Process Considerations
- This opportunity is covered under the provisions of Chapter 5 (Government Procurement) of the Canadian Free Trade Agreement (CFTA) and Chapter 19 (Government Procurement) of the Canada-European Union Comprehensive Economic and Trade Agreement (CETA).
- FCC is subject to the Official Languages Act (Canada). Proponents may choose to respond to this RFP in their official language of choice (English or French).
- This opportunity notice references a non-binding, competitive RFP, and is not a call for tenders. FCC is not obligated to proceed with the Work described in the RFP Scope and may cancel the RFP at any time. FCC’s procurement process allows for consecutive or concurrent negotiations between FCC and one (1) or multiple Proponents, prior to awarding a Contract.
Merx Electronic Bidding System
- This Request for Proposals (RFP), including any attachments and amendments to such RFP, is available for download by the Proponent on MERX. MERX is a Canadian Public Tenders electronic bidding system accessible at . It is the sole responsibility of the Proponent to ensure its compatibility with MERX.
- Proponent proposals MUST be submitted electronically through MERX, preferably in a PDF or MS Word file, prior to the RFP Closing Date/Time specified in the RFP. Proposals submitted in other formats, by other methods or through any other means, or after the RFP Closing Date/Time specified in the RFP, may be rejected by FCC.
Priority Of Documents
In the event there are any discrepancies between this opportunity notice and the information on the MERX website proper, this opportunity notice shall take precedence.
LOGICIEL DE GESTION DU FINANCEMENT SUR STOCKS AGRICOLES ET DE VÉRIFICATION
À PROPOS DE FAC
FAC est fière d’être entièrement dédiée à l’agriculture et à l’agroalimentaire au Canada. Nos employés ont à cœur la réussite à long terme de ceux qui produisent et transforment les aliments canadiens. FAC offre des solutions souples de financement et de capital, tout en créant de la valeur grâce aux données, aux connaissances, aux relations et à l’expertise. FAC propose une combinaison de produits et services financiers et non financiers conçus pour répondre aux besoins complexes et évolutifs de l’industrie. À titre de société d’État à vocation commerciale, FAC est un partenaire stable qui réinvestit ses profits dans l’industrie et les collectivités qu’elle sert. Pour en savoir plus, visitez fac.ca.
PERSONNE-RESSOURCE POUR LA PRÉSENTE DP
Lisa Achtemichuk
Directrice des relations d’affaires avec les fournisseurs
Financement agricole Canada
1800, rue Hamilton, C.P. 4320
Regina (Saskatchewan) S4P 4L3
itprocurement@fcc-fac.ca
PORTÉE DE LA DP
FAC utilise actuellement une plateforme tierce pour administrer son programme de financement sur stocks, car cette capacité n’existe pas dans notre pile de solutions techniques actuelle. La solution est utilisée pour stocker de l’information essentielle qui aide à administrer le programme et à gérer plus de 50 concessionnaires partenaires dans tout le Canada, ce qui comprend les transactions, les décaissements, la surveillance des taux d’intérêt des concessionnaires et l’intégration de l’utilisation du crédit.
De plus, FAC tire actuellement parti d’un processus manuel de vérification et de validation des stocks par l’intermédiaire d’un fournisseur tiers distinct. Les vérifications sont une mesure importante en place pour s’assurer que les concessionnaires se conforment aux lignes directrices en matière de financement sur stocks, ce qui permet d’assurer que la garantie de FAC est documentée avec exactitude et située à l’endroit approprié indiqué par le concessionnaire. Une vérification manuelle sur place est effectuée avec un fichier de données ainsi que tous les documents connexes envoyés à FAC pour examen, rapprochement et suivi, au besoin. Il n’y a pas d’intégration entre la solution tierce de suivi des vérifications et la plateforme de financement sur stocks de FAC. À l’heure actuelle, le processus peut nécessiter un temps de déplacement important d’un endroit à l’autre, ce qui a une incidence négative sur l’empreinte carbone et augmente les coûts pour FAC.
FAC préfère qu’un seul fournisseur fournisse une plateforme logicielle pour administrer le programme de financement sur stocks et offrir une fonction de vérification qui lui permettra de répondre aux besoins d’affaires énoncés ci-dessous. Toutefois, FAC se réserve le droit d’attribuer la portée des services de la DP à un ou plusieurs fournisseurs afin d’assurer le succès de la fonction du logiciel tiers et l’administration du programme de vérification avec peu ou pas d’intervention manuelle.
Le document de la DP comporte de plus amples détails sur la portée.
PARTICULARITÉS DE LA DP
- Toutes les conditions de participation des fournisseurs sont précisées dans les documents de la DP.
- Durée du contrat : jusqu'à 5 ans.
- Options : jusqu'à 5 ans.
- Quantité estimée de biens ou de services : Sans objet
- Délai de livraison des biens ou des services : Sans objet
CALENDRIER DE LA DP
- Date de publication de la DP : le 2 juillet 2025
- Les questions des fournisseurs sont acceptées jusqu’au : 15 juillet 2025, à 14 h*
- Réponses de FAC aux questions du fournisseur envoyées avant le : 22 juillet 2025, à 17 h*
- Date/heure de clôture de la DP : 1er août 2025, à 14 h*
REMARQUE : Toutes les heures correspondent à l’heure normale du Centre (HNC), heure de la Saskatchewan. Les dates ci-dessus peuvent être modifiées à la seule discrétion de FAC. Tout changement apporté au calendrier de la DP sera communiqué à l’ensemble des fournisseurs au moyen d’une modification publiée dans MERX.
ÉLÉMENTS À CONSIDÉRER DANS LE CADRE DU PROCESSUS DE LA DP
- Cette possibilité est assujettie aux dispositions du chapitre 5 (Marchés publics) de l’Accord de libre-échange canadien (ALEC) et du chapitre 19 (Marchés publics) de l’Accord économique et commercial global (AECG) entre le Canada et l’Union européenne.
- FAC est soumise à la Loi sur les langues officielles du Canada. Les fournisseurs peuvent choisir de répondre à la présente DP dans la langue officielle de leur choix (anglais ou français).
- Le présent avis de possibilité concerne une DP concurrentielle et non contraignante et ne constitue pas un appel d’offres. FAC n’est pas tenue de donner suite aux travaux décrits dans la section Portée de la DP, et peut annuler cette dernière en tout temps. Le processus d’approvisionnement de FAC lui permet de mener des négociations simultanées ou consécutives avec un (1) ou plusieurs fournisseurs avant d’attribuer un contrat.
SYSTÈME ÉLECTRONIQUE D’APPEL D’OFFRES MERX
- La présente demande de propositions (DP), y compris toute annexe ou modification, peut être téléchargée par le fournisseur à partir de MERX. MERX est un système électronique d’appel d’offres pour les marchés publics canadiens accessible à l’adresse https://www.merx.com/?language=FR. Il incombe uniquement aux fournisseurs de s’assurer de leur compatibilité avec MERX.
- Les fournisseurs DOIVENT soumettre leurs propositions par voie électronique au moyen de MERX, de préférence dans un fichier PDF ou MS Word, avant la date/heure de clôture de la DP précisées dans la DP. Les propositions soumises dans d’autres formats, par d’autres méthodes ou par tout autre moyen, ou après la date/heure de clôture de la DP précisées dans la DP, peuvent être rejetées par FAC.
PRIORITÉ DES DOCUMENTS
En cas de divergences entre le présent avis de possibilité et les renseignements figurant sur le site Web de MERX, le présent avis de possibilité prévaudra.
Financement agricole Canada | FAC
FAC est fière d’être entièrement dédiée à l’agriculture et à l’agroalimentaire au Canada.
